واژه های مصوب فرهنگستان

25 واژه ی مصوب فرهنگستان زبان و ادب فارسی:

1- آپدیت	روزآمد، روزآمد کردن
2- آرشیو	بایگانی
3- آسیستان	دستیار
4- آماتور	غیر حرفه ای
5- آنتی ویروس	ضد ویروس
6- آواتار	چهرک
7- اِسپانسِر	پشتیبان
8- اِف اِف	در باز کن
9- اینترانت	درون نت
10- این پوت	درون داد
11- اتوماتیک	خودکار، خود به خود
12- اتوماسیون	خودکاری
13- بَک آپ	پشتیبان- پشتیبان گرفتن
14- بَک اِسپیس	پس بَر
15- پورتال	درگاه
16- پورت	درگاهی
17- چَت	گپ، گپ زدن
18- چیپ	تراشه
19- دِراور	کشویی
20- سمبل	رمز، نماد
21- سمبلیک	رمزی، نمادین
22- فکس	دورنگار
23- کپی رونوشت، روگرفت 24- کد رمز، شناسه، کد 25- لیبِل برچسب، برچسب زدن

گزارش نویسی 12

خلاصه سازی

فلسفه ایجاب کار

تنوع و پیچیدگی کار سازمان ها و وجود تشریفات و قوانین و مقررات دست وپاگیر باعث گردیده است که مدیران وقتی محدود و مشغله ای فراوان داشته باشند. به خصوص در سازمان های جدیدالتأسیس که نیروهای انسانی، تجربه و آموزش کافی ندارند، مشکل چندین برابر است. تا آنجا که اوقات اداری و حتی ساعات غیر از وقت اداری نمی تواند تکافوی انجام امور محوله مدیران را بنماید. برای حل مشکل باید چاره ای اندیشید و بنحوی به مدیران کمک کرد تا سلامت آنان حفظ شود.

با استفاده از خلاصه نوشته ها- به جای متن اصلی- خواننده می تواند به راحتی در کمترین زمان اطلاعات لازم را به دست آورده و از وقت آزاد شده استفاده مطلوب تری را بنماید و به این ترتیب ضمن حفظ سلامتش با اتخاذ و تصمیم های مناسب در امور، دقت لازم در صدور دستورات و صرف وقت کافی در بررسی نتایج و ایجاد کنتر لهای لازم، امنیت کاری و شغلی خود را حفظ نماید.

معنی و مفهوم:

خلاصه در لغت: خالص، برگزیده، منتخب ،کوتاه شده مطلب یا نوشت های ( فرهنگ معین ١) و برگزیده، پاکیزه، نتیجه و گزیده و خالص چیزی و تلخیص، مصدر آن به معنی خلاصه کردن- ملخص کردن- مختصر کردن کلام و روشن ساختن آن می باشد. خلاصه در مقابل واژه چکیده نیز آمده است و چکیده در اینجا نوشت های است از مهم ترین مطالب یک کتاب و یا یک مقاله و متن یک گزارش که به طور خلاصه تهیه شده است.

منظور از خلاصه نمودن در ای نجا بیان اصل مطلب در کوتاه ترین شکل می باشد.بطوری که به هیچ وجه به اصل مطلب خدشه ای وارد نیاید. در اصطلاح اداری، خلاصه نمودن گزار ش ها- طر حها- نامه ها- مقاله های در ارتباط با وظایف- قوانین و مقررات- آئین نامه ها و بخشنامه ها و........ و آماده نمودن برای مطالعه کلی مقامات عالی سازمان بطوری که در کوتا هترین زمان ممکن، اطلاعات، پیام های مهم و درخواس تها را دریافت داشته و به سهولت بتوانند نسبت به اقدام و یا ارجاع و پاسخ آ نها اتخاذ

تصمیم نموده و یا نحوه اجرای آن را در سازمان تحت سرپرستی خود مشخص نمایند. به این ترتیب مدیران قادر خواهند بود که وقت و زمانی را که از این راه بدست آورد هاند، صرف وظایف اصلی مدیریت و یا سایر امور بنمایند.

در تعریف خلاصه و یا چکیده در یک جمع بندی م یتوان گفت:

چکیده خلاص های است دقیق و {مفید} و صحیح از یک نوشته که ممکن است شامل فشرده تمام مطالب مهم و یا فشرده قسمت های ویژه یا فهرستی از محتوای آن باشد

فایده و هدف تلخیص:

خلاصه کردن گزارش و سایر نوشته های اداری به منظور معاضدت به مسئولان و مدیران رده های بالای سازمان- که وقتی محدود و مشغله ای فراوان دارند- انجام می شود. آن ها می توانند با مطالعه خلاصه نوشته های اداری با سرعت و تمرکز بیشتر اطلاعات و درخواست ها و سایر امور مربوط به حوزه تحت سرپرستی خود را دریافت نموده و به راحتی در باب اقدام یا اجراء و یا کاربری آنها تصمیم گیری نماید.

بنابراین همان طور که در ذیل ملاحظه می شود، مسئله خلاصه سازی مطالب امری است مهم که نقشی ارزنده در تصمیم گیری و اعمال مدیریت و نیز سلامت مدیر و سازمان دارد.

کارایی خلاصه های اداری در مدیریت امروز

1. ایجاد سهولت در دستیابی به اطلاعات
2. آزاد نمودن وقت آنها
3. حفظ سلامت آنان
4. امنیت کاری و شغلی

هدف:

1. کمک به مدیران
2. در جهت
3. به منظور
4. تصمیم گیری اعمال مدیریت

مراحل تلخیص

برای انجام علمی تلخیص، طی مراحلی لازم است که با ملحوظ داشتن و انجام کار براساس آن حاصل کار مطلوب و مؤثر خواهد بود. مراحلی که ذیلاً به آن اشاره خواهد رفت و در بیشتر انواع خلاصه سازی می تواند راهنما و مفید باشد؛ عبارتند از:

- شناسایی و تلخیص

- مطالعه و یادداشت برداری

- آماده سازی خلاصه

در مرحله اول (شناسایی و تلخیص) هدف از خلاصه نمودن متن مورد نظر مشخص می شود. بخصوص شناخت استفاده کننده از خلاصه را بسیار مهم دانسته است. برای شناخت نوشته از عوامل- که، کجا،کی، چه، چرا، چگونه- کمک گرفته و آنها را برای انجام کار بطور هماهنگ و دقیق اساس و پایه قرار داده است.

در مرحله دوم (مطالعه و یادداشت برداری) راجع به مطالعه صحبت کرده و شناسایی اجزاء و ارکان نوشته را در این مورد در رأس کار قرار داده است و بعداً نحوه یادداشت برداری اصولی را بیان داشته است.

مرحله سوم (آماده سازی خلاصه) که در حقیقت حاصل کار مراحل اول و دوم است، نحوه اقدام را بصورت کاربردی به طور خلاصه و فهرست وار بیان می کند.

در انتهای این فصل استفاده از فرم را توصیه نموده و چند نمونه فرم همراه با دستورالعمل استفاده از آن را ارایه می نماید.

نمودار مراحل تلخیص

شناسایی و تشخیص

١- هدف مشخص شود.

٢- استفاده کننده از خلاصه شناخته شود.

٣- نیاز استفاده کننده از خلاصه تعیین گردد.

٤- موضوع نوشته شناخته شود.

اشاره:

در شناسایی عناصر تحقق واقعه ملاک کار باشد. که؟ کجا؟ کی؟ چه؟ چرا؟ چگونه؟

مطالعه و یادداشت برداری

١- مطالعه اولیه جهت شناخت چهارچوب کار

٢- مطالعه دقیق جهت شناخت ماهیت کار و تشخیص مطالب مهم.

• حذف اضافات و بررسی آنچه باقی مانده و یادداشت مطالب با اهمیت.
• برداشت و یادداشت مطالب مهم.
• تنظیم یادداشت ها.
• کنترل نوشته و تطبیق با یادداشت ها جهتحصول اطمینان از کامل بودن یادداشت ها.

آماده سازی خلاصه

١- طرح اولیه آماده شود ( چکیده خام )

٢- طرح اولیه بر اساس موازین علمی مورد بررسی و ارزیابی قرار گیرد.

٣- حک و اصلاح لازم بعمل آید.

٤- چارت مناسب برای چکیده تعیین گردد.

٥- در صورت لزوم از فرم مخصوص استفاده شود.

٦- مطالب آماده شده به صورت نهایی تنظیم شود

نمونه ١ ( به صورت فرم )

اندازه و ابعاد:

١٤٨ میلیمتر * - اندازه کاغذ: ١٠٥

١٢٣ میلیمتر * - کادر داخلی فرم: ٨٥

- برای تلخیص گزارش و سایر نوشته های ساده که مطالب آن بین یک تا دو صفحه قطع بزرگ باشد.

- می توان از نحوه استفاده و تکمیل فرم ٢ باستثناء موارد ٧و ٨و ٩ استفاده نمود.

فرم تلخیص

گزارش و نوشته های اداری

١- نوع نوشته: ٢- شماره و تاریخ:

٣- تاریخ وصول: ٤- ارسال کننده:

٥- امضاء کننده و سمت او:

٦- خلاصه مطالب:

٧- نام و سمت تلخیص کننده: ٨- امضاء و تاریخ:

اصول گزارش نویسی فصل دوازدهم 131

فرم شماره ٢

اندازه و ابعاد:

٢١٠ میلیمتر * - اندازه کاغذ: ١٤٨

١٨٠ میلیمتر * - کادر داخلی: ١٢٨

نام سازمان فرم تلخیص

گزارش و سایر نوشته

١- نوع نوشته:

٢- شماره و تاریخ: ٣- تاریخ وصول:

٤- ارسال کننده: ٥- امضاء کننده:

٦- خلاصه مطالب:

٧- سوابق:

سابقه ندارد سابقه دارد سوابق ضمیمه شد

٨- توضیحات ضروری:

٩- اقدام کننده قبلی:

١٠ - نام و سمت تلخیص کننده: ١١ - امضاء و تاریخ:

مشخصات فرم شماره ٢

نام فرم:

- فرم تلخیص گزارش و سایر نوشته ها

- برای خلاصه نمودن گزارش، نامه، صورت جلسه، و سایر نوشت ههایی که مطالب آن بین یک تا چهار صفحه بزرگ باشد.

نحوه استفاده و تکمیل:

۱- در این قسمت نوع نوشته اعم از: گزارش، نامه، صورت جلسه، و ..... مشخص می شود.

۲- این قسمت مخصوص شماره و تاریخ نوشته مورد تلخیص است.

۳- در این جا تاریخ وصول نوشته قید می شود.

۴- در این قسمت نام سازمان یا واحد و یا شخص ارسال کننده نوشته می شود.

۵- نام و نام خانوادگی امضاء کننده و سمت سازمانی و یا عنوان اجتماعی وی نوشته می شود.

۶- خلاصه مطالب بر اساس اولویت تنظیم و قید می شود.

۷- در صورت عدم سابقه، علامت زده می شود و چنانچه سابقه دارد، سوابق مشخص و ضمیمه می شود. در این حالت هر دو محل- سابقه دارد و سوابق ضمیمه

شد- علامت زده می شود. چنانچه نوشته مورد تلخیص در اداره سابقه نداشت اما نیاز به ضمیمه نمودن قوانین و مقررات و یا سندی ویژه بود، مدرک مورد نیاز تهیه

و در محل سوابق ضمیمه شد علامت زده م یشود.

٨- توضیحات ضروری و لازم و یادآور یهای مهم در ای نجا نوشته م یشود.

٩- نام اقدام کننده قبلی نوشته م یشود.

١٠ - در این قسمت نام و سمت تلخیص کننده نوشته می شود.

١١ - این قسمت مخصوص امضاء و تاریخ می باشد.

نام سازمان فرم تلخیص

گزارش های تحقیقاتی و مفصل

١- عنوان گزارش: ٢- شماره و تاریخ: ٣- تاریخ وصول:

٤- تهیه کننده: ٥- تاریخ تهیه:

٦- موضوع گزارش:

٧- تعداد صفحات:

اصل گزارش- ضمایم

٨- خلاصه مطالب: ( به تفکیک )

٩- سوابق:

سابقه ندارد سابقه دارد سابقه قبلی ضمیمه شد. سابقه در ارتباط:

١٠ - توضیحات ضروری:

١١ - نام و سمت تلخیص کننده:

١٢ - امضاء و تاریخ:

فرم شماره ٣

ضمیمه شد

بدست نیامد

مشخصات فرم شماره ٣

نام فرم:

- فرم تلخیص گزارش های تحقیقاتی و مفصل

کاربرد:

برای خلاصه نمودن گزار شهای تحقیقاتی و مفصل ( از این فرم با جزئی تغییر می توان برای خلاصه نمودن طرح های تشریحی و مفصل و ه مچنین مقالات نیز استفاده نمود ) مورد استفاده قرار می گیرد.

اندازه و ابعاد:

٢٩٦ میلیمتر *٢١٠ – A قطع کاغذ: 4

٢٦١ میلیمتر * کادر داخلی فرم: ١٨٠

در این کتاب از اندازه اصلی قدری کوچکتر شده است.) A ( با توجه به ضرورت چاپ، اندازه کادر داخلی فرم های کاغذ 4

نحوه استفاده و تکمیل فرم:

١. عنوان گزارش در این قسمت نوشته م یشود.

٢. شماره و تاریخ گزارش قید می گردد.

٣. تاریخ وصول گزارش به دفتر نوشته م یشود.

٤. تهیه کننده یا تهیه کنندگان و یا نام واحدی که تهیه آن را بر عهده گرفته است، قید می گردد.

٥. تاریخ تهیه، تاریخ تنظیم و یا تاریخ وقوع حادثه نوشته می شود.

٦. موضوع گزارش: گزارش درباره چه چیز است، هدف از تهیه گزارش و ...... قید م یگردد.

٧. در اینجا تعداد صفحات اصلی گزارش و صفحات ضمیمه قید شده چنانچه شیئی ضمیمه باشد، در توضیحات ضروری نوشته می شود.

٨. خلاصه گزارش به تفکیک بخشها، فص لها و یا سایر تقسیم بند یها براساس اولویت در تحت هر فصل نوشته می شود.

٩. موضوع سابقه مشخص می شود، سوابق قبلی ضمیمه می شود. چنانچه نیاز به سوابق دیگری مانند: ماده قانون، تصویب نامه، آیین نامه و مصوبه خاص می باشد،

تهیه و ضمیمه می گردد و در جای خود علامت زده می شود.

١٠ . توضیحات دیگری که لازم است ارایه می شود. در برخی از گزارش ها ایجاب می نماید که علاوه بر خلاصه مطالبی که در متن مشخص شده (سایر مواردیکه به نظر مهم می آید با قلم مخصوص برجسته شده ) و به مدیر توصیه گردد که عنداللزوم مطالعه نماید؛ مراتب در این قسمت توضیح داده می شود.

١١ . در این جا نام و سمت تلخیص کننده نوشته می شود.

گزارش نویسی 11

بر حسب موضوع گزارش ها بر حسب موضوع عبارتند از: الف- گزارش های توضیحی ب- گزارش های تحلیلی ت- گزارش های ارزشیابی شکل ارایه گزارش ها هر یک از گزارش های مذکور در شکل های زیر ارایه می شود: - شکل مختصر - شکل نیمه مبسوط - شکل مبسوط ١- گزارش توضیحی ممکن است گزارش، جنبه توضیحی داشته باشد و مطلب یا مطالبی را در یک یا چند صفحه تشریح کند. این نوع گزارش در فرم مختصر می گنجد. ( منظور از مختصر، ساده بودن گزارش و نداشتن اجزاء و مراحل گوناگون است.) گاهی این شرح یا توضیح، ساده است و مسأله ای ندارد، در این صورت موضوع گزارش توضیحی، تنها شامل بیان حقایق خواهد بود. بدین ترتیب: - موضوع. - متن، که تنها شامل بیان حقایق می شود. چنانکه گفتیم، موضوع گزارش، باید تأیید کننده متن گزارش یعنی حقایق امر ( محتوای گزارش ) باشد. معمولاً متن گزارش توضیحی سه قسمت دارد: ١- مقدمه ٢- حقایق امر ٣- پیشنهاد یا نتیجه طبیعت برخی از گزارش های توضیحی چنان است که نیازی به مقدمه ندارد و تنها شامل حقایق امر و پیشنهاد یا نتیجه است. گاهی در گزار ش های توضیحی مسأله ای نیز مطرح است. از این رو موضوع باید به نحوی بیان کننده مسأله نیز باشد و به عبارت بهتر، موضوع، دیگر ساده نیست، بلکه تلفیقی است از مسأله و حقایق امر. پس موضوع گزارش توضیحی در این صورت شامل صورت مسأله ( توضیح مسأله ) و بیان حقایق امر یا محتوای گزارش خواهد بود. بدین ترتیب: = موضوع ( تلفیقی از محتوای گزارش و مسأله ) - متن، که شامل بخشهای زیر است: ١. بیان حقایق ٢. توضیح مسأله یا مقصود ٣. پیشنهاد یا نتیجه این دسته از گزارش های توضیحی نیز ممکن است مقدمه داشته باشند یا نداشته باشند. معمولاً مسأله هایی که در این دسته از گزارش های توضیحی مطرح می شود ساده است و نیازی به تحلیل زیاد یا ارزشیابی ندارد و شخص تهیه کننده گزارش ،به خوبی می تواند از عهده حل مسأله برآید. غالباً حقایق امر با توضیح مسأله یا مقصود همراه است. توضیح گزارش های توضیحی، اطلاعی و گزارش های ماهانه و سالانه که غالباً ساده و شامل حقایق امر هستند، از نوع اول و گزارش های توضیحی که نیاز به بررسی و استدلال مختصر دارد از نوع دوم محسوب می شود. چنانکه گفته شد، گزارش های توضیحی در فرم مختصر می گنجد. چگونگی تلفیق مسأله با موضوع هرگاه در گزارش توضیحی مسأله ای آمده باشد، باید با موضوع تلفیق شود. صورت ترکیبی، مسأله و موضوع، عنوان گزارش را تشکیل می دهد. به چهار صورت می توان مسأله را با موضوع تلفیق کرد: ١. حقیقت امر ( جمله خبری ) ٢. پرسش ٣. عبارت مصدری ٤. نیاز ( احتیاج ) طبیعت هر گزارش تنها یکی از چهار صورت را می پذیرد که طبیعتاً بهترین و مناسب ترین صورت خواهد بود. ذوق و هنر تنظیم کننده گزارش و احاطه او بر مسأله و مشکل و محتوای گزارش، عامل مهمی در گزینش مناسب ترین و بهترین صورت از صورت های یاد شده محسوب می شود. غالباً بهترین صورت ها برای تلفیق مسأله و موضوع، حقیقت امر است که به شکل جمله خبری نوشته می شود. ولی چون ٩٥ % موضوع گزارش ها شکل مصدری دارند، غالباً تصور می کنند، موضوع حتماً باید صورت مصدری داشته باشد و حال آنکه این پندار به دلایل زیر درست نیست. در یک سازمان اداری سرپرستی هست که ده سال تجربه مفید دارد و واحدی را اداره می کند. در خلال این ده سال، به مسائل و مشکلاتی برخورد کرده است که ممکن است حتی برای مدیر سازمان هم تازگی داشته باشد. اکنون می خواهد راه حلی ارایه نماید یا پیشنهادی بدهد که آن مشکلات و مسائل حل شود. از چنین سرپرستی- تا آنجا که در محدوده شرح وظایف اوست انتظار می رود استخوان لای زخم نگذارد. راه حل نشان بدهد. پیشنهادی نماید یا توصیه ای بکند که احتمال پذیرفته شدن آن بسیار باشد و سرپرست آن تصویب کند. این اوست که بایدبه مدیر یا سرپرست بالاتر از خود راه را نشان بدهد ، و بهترین تصمیم را عرضه نماید. اگر پیشنهاد یا توصیه چنین سرپرستی با آن سوابق روشن ضعیف باشد و پذیرفته نشود، از چه کسی می توان بهتر از آن انتظار داشت؟ پس بهترین صورت انتخاب برای چنین سرپرستی که مشکلات و پیشنهادهایی دارد و می خواهد گزارشی در این مورد برای رئیس خویش بفرستد صورت حقیقت امر است، چون تجربه و احاطه او بر قلمرو خویش ایجاب می کند که از هر شخص دیگری راه و چاه را بهتر تشخیص دهد و دقیقتر پیشنهاد یا توصیه کند. مثال: موضوع: گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده امکان پذیر نیست. این موضوع به صورت حقیقت امر ( جمله خبری ) انتخاب شده است. رئیس دانشکده ادبیات دانشگاه تربیت معلم می خواهد گزارشی با عنوان بالا تهیه کرده و برای رئیس این دانشگاه بفرستد. مشکلات او عبارتند از: - نداشتن استاد ذیصلاح به اندازه کافی - کمبود اتاق یا فضای مناسب آموزشی - نداشتن بودجه کافی برای استخدام یا پرداخت حق التدریس و ... . طبیعی است اگر رئیس دانشکده آزموده و ذیصلاح باشد، تداخل وظایف نباشد و اصول همه جا حاکم باشد، باید رئیس دانشگاه با یک نگاه به موضوع و محتوا، مندرجات این نامه را تأیید کند و به عبارت بهتر منطق امر را بپذیرد، مگر این که خود او امکاناتی داشته باشد که رئیس از آن امکانات بی خبر است. در این صورت هیچ شکل دیگری از شکل های انتخاب موضوع جای صورت مذکور را نمی گیرد و طبیعت گزارش، صورت دیگری را نمی پذیرد. چنانچه موضوع به صورت خبری انتخاب شود، معمولاً پیشنهاد یا پیشنهادها جنبه سفارش ( توصیه ) دارد و امکان تأیید آن توسط سرپرست بیشتر است. - اگر همین موضوع را بخواهیم به صورت مصدری بیان کنیم و بگوییم: موضوع: عدم امکان گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده. بدیهی است که جنبه تأکیدی موضوع- نسبت به خبری آن- ضعیف است، ولی اگر قصد، آوردن تأکید قوی باشد و محتوای گزارش هم این ضرورت را برساند، انتخاب موضوع به صورت مصدری، چندان گویای مقصود نیست و نتیجه مطلوب نخواهد داد، مگر اینکه قصد ما آوردن تأکید ضعیف باشد. - اینک شکل پرسشی موضوع مذکور را بررسی می کنیم: موضوع: آیا گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده امکان پذیر هست؟ ( خواهد بود؟ ) کسی که چنین موضوعی را برای گزارش خود بر می گزیند، هدفش این است که بگوید من با تمام امکاناتم کوشش کرده ام که مقدمات گشایش این دوره را فراهم آورم » «؟ ، ولی نتوانسته ام همه مشکلات را بر طرف سازم. آیا امکانات شما اجازه گشایش این دوره و گزینش دانشجو را برای سال آینده خواهد داد گاهی انتخاب موضوع به صورت نیاز یا احتیاج است که زیاد با صورت خبری فرقی ندارد، جز آن که همیشه در شکل نیاز، جمله مثبت است نه منفی: موضوع: گزینش دانشجو برای دوره فوق لیسانس در سال تحصیلی آینده نیاز به مطالعه بیشتری دارد. نکته: باید دانست که هر موضوعی را دقیقاً نمی توان به چهار صورت نوشت، چه هدف اساسی از انتخاب موضوع این است که محتوای گزارش را بهتر معرفی کند. پس نباید در این مورد خود را خسته کنیم و صورتی را برگزینیم که هدف و مقصود اصلی ما را در حاشیه قرار دهد. «. نمونه یک گزارش توضیحی نیمه مبسوط را به شرح زیر برای آگاهی بیشتر و قرار گرفتن در چگونگی امر آورده ایم » آرم مجتمع ماشین سازی اراک: ١٨٩٠/ شماره: م.ک م ٣٠ ٦٤/٦/ تاریخ: ٨ پیوست: یک برگ چارت سازمانی به: معاونت تشکیلات از: سرپرست مرکز کامپیوتر موضوع: شرح عملکرد واحد کامپیوتر مجتمع ماشین سازی اراک و بررسی نیازهای آن مقدمه: چنانکه آگاهی دارند، مجتمع ماشین سازی اراک، در نوع خود از گسترده ترین و پیچیده ترین صنایع سنگین کشور به شمار می رود و بیش از ١٥ سال از تأسیس آن می گذرد. در این دوران این مجتمع رشد سریعی داشته و بخش های وسیعی از آن نوسازی شده و به دستگاه های جدید ( مدرن ) از قبیل دستگاه کامپیوتر که موضوع این نامه است، مجهز گردیده است. طبیعی است که به موازات گسترش تکنولوژی در جهان، لازم است سایر دستگاههای این مجتمع عظیم نیز با آخرین نوع تکنولوژی مربوط تجهیز شود و کارکنان جوان و با استعداد آن از راه دیدن دوره های آموزشی در همه زمینه های لازم در داخل و خارج از کشور، به این پیکره عظیم مدد رسانند، تا بتواند در عرصه رقابتهای داخلی و خارجی همچنان پشتوانه ای برای اقتصاد کشور باشد. کادر کارکنان ( پرسنلی ) این مرکز با هفت عضو و یک سرپرست اداره می شود ( چارت سازمانی ضمیمه است ). سیستم هایی که هم اکنون به وسیله این دستگاه کاربرد دارد عبارتند از: ٱ ١- سیستم پرداخت حقوق کارکنان ( ٤٠٠٠ نفر ) ٱ ٢- سیستم اطلاعات پرسنلی ٱ ٣- سیستم کنترل مرخصی های کارکنان ٱ ٤- سیستم حسابداری صنعتی و عمومی ٱ ٥- سیستم انبارداری و طبقه بندی اجناس در انبارها علاوه بر این، سیستم های کاربردی دیگر نیز توسط این دستگاه در حال تکمیل شدن است که به زودی به حافظه کامپیوتر سپرده خواهد شد. این سیستم ها عبارتند از: سیستم برنامه ریزی، سرویس و نگهداری ماشینها و ابزار. سیستم کنترل انبار ( به صورت کامل ). سیستم بازرگانی ( سفارشهای خارج از کشور ). سیستم محاسباتی ( طراحی- متد یا وضع روشهای ابتکاری ). نحوه کار: نحوه کار در این مرکز بدین ترتیب است: • اطلاعات لازم جمع آوری و به این مرکز ارایه می شود. • این اطلاعات به زبان کامپیوتر ( که خود زبان به خصوصی دارد ) تبدیل و پس از انجام یک سری کار روی آنها به وسیله سایر واحدها، سرانجام به حافظه کامپیوترسپرده می شود. تقسیمات مرکز کامپیوتر: این مرکز دو بخش عمده دارد: ١- بخش تحلیل گری و برنامه نویسی: تحلیل گر ( یک نفر ) برنامه نویس ( دو نفر ) ٢- بخش بهره برداری اطاق کامپیوتر: مسؤول اتاق کامپیوتر ( یک نفر ) کاربر یا تولید کننده ( دو نفر ) پانچیست ( یک نفر ) شرح وظایف الف- وظیفه تحلیل گر بررسی و طراحی یک سیستم کامپیوتری و نیز کلیات سیستم در دو زمینه: ١. سیستم کاربردی ٢. مهندسی سیستم ( برنامه نویس سیستم ) ب- وظیفه برنامه نویس: تبدیل اطلاعات جمع آوری شده و کلیات طراحی شده به زبانی از زبانهای برنامه نویسی کامپیوتر. پ- وظیفه مسؤول اطاق کامپیوتر: ١. ممیزی اطلاعات ٢. کنترل اطلاعات ٣. انجام کارهای اداری و ستادی مربوط به اتاق کامپیوتر ت- وظیفه بهره بردار ( اپراتور ) دادن اطلاعات ( غذا ) به کامپیوتر و گرفتن این اطلاعات هنگام لزوم. ث- وظیفه منگنه زدن ( پانچیست ) سوراخ کردن اوراق اطلاعات کامپیوتر- که توسط برنامه نویس به زبان کامپیوتری تبدیل و بیرون آورده شده روی کارتهای مخصوص و تحویل آنها به اپراتور. نیازهای مرکز کامپیوتر: الف- نیاز نیروی انسانی با توجه به گسترش روز افزون فعالیتهای این مجتمع و در نتیجه تراکم کار در این مرکز، لازم است هر چه زودتر افراد با تجربه ای استخدام و به منظور طراحی و ایجادسیستم ها به این مرکز معرفی شوند. ب- نیاز فنی دستگاه کامپیوتر فعلی از نوع کوچک و کم ظرفیت است. و پاسخگوی تقاضاهای فوق العاده ادارات و دوایر مجتمع نیست. از این رو برای گسترده تر نمودن موارد کاربردی کامپیوتر نیاز به کامپیوتری بزرگ تر و با ظرفیت بیشتر و نیز وسایل و ابزار تازه تر و مطمئن تر احساس می شود. پیشنهاد: با توجه به مراتب مذکور پیشنهاد می نماید: ١. نسبت به تصویب چارت پیشنهادی این مرکز تصمیم لازم گرفته شود. ٢. نسبت به خرید کامپیوتر بزرگتر دستور مساعد صادر گردد. دستگاه بیش از ظرفیت » ٣. ترتیبی داده شود که ادرات و واحدهای این مجتمع در مراجعه به این مرکز نظم و نوبت را دقیقاً رعایت کنند. شاید توضیح این نکته که تا حدودی قانع کننده باشد. « نهایی، توان بازده ندارد و از نیروی انسانی موجود نیز بیش از ١٢ ساعت کار و فکر مداوم نمی توان انتظار داشت نا م و نام خانوادگی امضاء رونوشت: ١. معاونت آموزشی ٢. بخش تحلیل گری و برنامه نویسی ٣. بخش بهره برداری ٤. بایگانی مدیر عامل معاونت آموزش معاونت تشکیلاتی معاونت تولید معاونت امور مهندسی مرکز کامپیوتر ( سرپرست ) امورمالی بازرگانی مواد تحلیل گری و برنامه نویسی بهره برداری ( اطاق کامپیوتر ) اپراتور تحلیل گر مسؤول اتاق کامپیوتر برنامه نویس پانچیست ( منگنه زن ) ( چارت سازمانی مرکز کامپیوتر ماشین سازی اراک ) ٢- گزارش تحلیلی در این گزارش حتماً مسأله ای وجود دارد که ممکن است راه حل یا راه حل هایی داشته باشد. نخست باید مسأله را به روشنی توضیح داد. توصیه می شود که صورت مسأله باید کامل باشد. سپس راه حل یا راه حل ها را باید تجزیه و تحلیل کرد و پس از نتیجه گیری دقیق، بهترین راه حل را توصیه یا پیشنهاد نمود. در گزارش های تحلیلی برخلاف گزارش های ارزشیابی که فکر یک نفر برای تنظیم آن کافی نیست بحث کوتاه است و مرحله نتیجه گیری ( استنتاج ) نسبتاً مفصل است این گزارش ها را یک نفر به تنهایی نیز می تواند تهیه و تنظیم نماید و البته هم فکری و تبادل نظر با افراد ذیصلاح، بر اعتبار و سندیت گزارش می افزاید. برای تنظیم گزارش های تحلیلی از شکل ( فرم ) نیمه مبسوط استفاده می شود. اجزای گزارش های تحلیلی به ترتیب زیر است: الف- عنوان بالای گزارش به: شماره: از: تاریخ: موضوع: پیوست: متن گزارش شامل: ١- خلاصه ٢- مقدمه ٣- توضیح مسأله ٤- بیان حقایق ٥- استنتاج ( نتیجه گیری ) ٦- توصیه یا پیشنهاد ٣- گزارش های ارزشیابی: چنانچه از نام این گزارش بر می آید، به منظور بررسی ابعاد مختلف مسأله یا مسائل طرح شده در این گزارش، لازم است جلسه مشورتی تشکیل شود و از راه بحث و هر نظر مورد نقد و بررسی قرار گیرد، مزایا و نقصهای هر یک سنجیده شود و بهترین نظر انتخاب و به عنوان « اداره جلسات مشورتی » تبادل نظر بر اساس تکنیک نتیجه نهایی اعلام گردد. در گزارش های ارزشیابی، چون مرحله بحث گسترده است طبعاً جوهر بحث و بررسی به عنوان نتیجه گیری (استنتاج ) نهایی به اجمال پیشنهاد می شود. موضوعاتی که برای گزارش های ارزشیابی انتخاب می شود، از این قبیل است: - چه کنیم تا بی سوادی از کشور جمهوری اسلامی ایران ریشه کن گردد؟ - چگونه می توان جریان قیمت گذاری نفت خام توسط اعضای« اوپک » را از نوسانات و بازیهای سیاسی در امان نگاه داشت؟ - بررسی راه های مبارزه با تورم در اوضاع بحرانی جهان امروز و با توجه به تحریم اقتصادی. - ارایه نظرها، پیشنهادها و توصیه های ایران در سمینار بین المللی کار. - برای تغییر نظام آموزش عالی- به منظور برخورداری هرچه بیشتر جوانان دانش پژوه از مزایای تحصیلات عالی- چه باید کرد؟ در تنظیم گزارش های ارزشیابی، از شکل مبسوط استفاده می شود. اجزای گزارش های ارزشیابی عبارتند از: الف- عنوان بالای گزارش ب- متن، شامل: ١. خلاصه ٢. مقدمه ٣. توضیح مسأله ٤. بحث ٥. استنتاج ٦. توصیه یا پیشنهاد ٧. ضمایم ٨. منابع، مراجع و مآخذ

گزارش نویسی 10

طبقه بندی گزارش ها

گزارش ها برحسب نوع و شکل کلی، به دو دسته یا طبقه تقسیم می شوند:

• دسته اول گزارش های رسمی کوتاه
• دسته دوم گزارش های رسمی بلند

الف) گزارش های رسمی کوتاه

گزارش رسمی کوتاه به گزارشی گفته می شود که معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداری تهیه می شود و از سادگی برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداری و روزمره است.

گزارش رسمی کوتاه استاندارد شده و دارای روشی یکنواخت نیست و اگر در بعضی از سازمان های اداری، برخی از این گزارش های توضیحی به ویژه گزارش های یک و دو صفحه ای به صورت فرم در آمده و استاندارد شده است، نباید همه گزارش های این دسته را از این نوع دانست.

در گزارش های یکنواخت و استاندارد شده، پرتویی از فکر و ابتکار نویسنده دیده نمی شود، بنابراین اگر در این جا از گزارش سخن می گوییم، مقصود گزارشی است که برخاسته از فکر و ابتکار نویسنده آن باشد و نیروی اندیشه وی در پروراندن مطالب گزارش سهمی به سزا داشته باشد. نیک می دانیم که گزارش های دسته اول؛ یعنی گزارش های روزمره در شرایط مشکلی نوشته می شود و غالباً، فرصت فکر کردن کم است و بیشتر به دست کسانی تنظیم می شود که در این زمینه خوب کار نکرده اند و تجربه کافی ندارند. بنابراین لازم است در این موارد به کسانی که مسؤولیت تنظیم گزارش ها را بر عهده

می گیرند، آموزش لازم داده شود و دوره کوتاه گزارش نویسی برایشان اجرا گردد.

در مورد این نوع گزارش ها توجه به نکات زیر ضروری است:

١- انتخاب عنوان ( موضوع ) به نحوی که گویای محتوای متن باشد.

٢- آوردن مقدمه ای متناسب با متن (حداقل دو سطر ) برای بدست آوردن سابقه و آماده ساختن ذهن خواننده.

٣- استفاده از پاراگراف یا عناوین اصلی و فرعی به منظور طبقه بندی گزارش

٤- آوردن پیشنهاد یا نتیجه در پایان.

٥- ارایه یک درخواست و راه حل.

نمونه ای که در زیر می آید یکی از گزارش های رسمی کوتاه است که به منظور آگاهی از کم و کیف آن انتخاب شده است ( گزارش توضیحی )

( نمونه گزارش رسمی کوتاه )

٦/١٢/ تاریخ: ١

٢٢٣٤/ شماره: ١، م/ ١٨٠

پیوست: ندارند

به : معاونت محترم وزارت نفت

از : رئیس امورمالی

موضوع: پراخت وام به شرکت های وابسته

احتراما، در مورد پرداخت مبلغ سیصد میلیون ریال به شرکت های مذکور، مذاکراتی، به عمل آمده است که نتیجه آن را به شرح زیر به آگاهی می رساند:

١- شرکتهای وابسته تاکنون قادر به پرداخت وامهای دریافتی از این شرکت نبوده اند این وام ها عبارتند از:

الف: پرداخت مبلغ یکصد میلیون ریال جهت تجهیز نیروی انسانی، که سررسید آن دو سال قبل بوده است.

ب- پرداخت مبلغ پنجاه میلیون ریال وام بدون بهره، که یک سال تمام از آن می گذرد.

ج- مقدار بدهی در حساب جاری فی مابین، مبلغ هفتاد میلیون ریال.

٢- با توجه به وضع مالی شرکتهای وابسته، پرادخت مبلغ سیصد میلیون ریال نیز مشکلات موجود آنها را حل نخواهد کرد و در آینده نزدیک نیاز به وجوه بیشتریخواهند داشت.

٣- اگر هرگونه وامی بابت تأمین هزینه دریافت دارند، در کوتاه مدت قادر به پرداخت آن نخواهند بود.

٤- هزینه های جاری شرکتهای مذکور که شامل حقوق و دستمزد عقب افتاده کارکنان است، باید تأمین گردد.

نظر به این که پرداخت وام طبق اساسنامه شرکت محدود گریده است و نیز اعتباری به این منظور در بودجه سال جاری پیش بینی نشده است، از این رو چنان چه تأمین گردد، اتخاذ یکی از راه حل های زیر تا زمان تعیین تکلیف قطعی پیشنهاد می گردد:

١. به جای هیأت سرپرستان، مبلغ وام را هیأت دولت تصویب نماید.

٢. هیأت سرپرستان اجازه وام را صادر کند و ضمن توافق با دولت، مقرر شود که اعتبار آن در بودجه سال آتی منظور گردد.

٣. وام مورد نظر از محل موجودی صندق بازنشستگی و پس انداز پرداخت شود.

٤. برای رفع فوری مشکل، پرداخت وام از طریق دولت صورت گیرد.

نام نام خانوادگی

امضاء

ب) گزارش های رسمی بلند

گزارش رسمی بلند به گزارشی گفته می شود که معمولاً بیش از سه صفحه بوده و در بعضی از موارد تا ده ها صفحه ادامه می یابد. این نوع گزارش ها بیشتر به موضوعاتی علمی، پژوهشی، اجتماعی، فنی و موارد مشابه مربوط می شود که اغلب از نظر زمان تهیه نیز طولانی است و در بعضی از موارد تهیه کنندگان آن بیش از یک نفر و گاهی یک گروه می باشند.

تهیه گزارش های رسمی بلند نبوده، اکثراً مأموریتی دقیق و پر زحمت و محتاج صرف وقت و تحمل مشکلات فراوان است.

( نمونه گزارش رسمی بلند )

٦٤/٢/ تاریخ: ١٨

١٢١/ شماره: م.د.ت.ب./ ٥٧

پیوست: ندارد

به : مقام محترم مدیریت عامل سازمان آب منطق های

از : مدیر دفتر تشکیلات و بودجه

موضوع: بررسی نحوه انجام برنامه کشیک واحدها و لزوماً ایجاد تغییراتی در آیین نامه کشیک و نوبت کاری سازمان

در خصوص نحوه انجام برنامه کشیک واحدها و لزوم ایجاد تغییراتی در آیین نامه کشیک نوبت » بررسی های لازم از سوی این دفتر انجام شده است که نتایج آن به شرح زیر جهت بررسی و صدور دستور لازم تقدیم می گردد. ،«

در حال حاضر سه نوع کشیک به منظور انجام کارهای مختلف وجود دارد که عبارتند از:

١) کشیک هر روزه بعضی از واحدها:

این نوع کشیک در امور آب رسانی امور تصفیه خانه ها و آزمایشگاهها امور بهره برداری شبکه و انشعاب امور بهره برداری و نگهداری تأسیسات فاضلاب تهران و قسمت انبار مرکزی وجود دارد.

١- امور آبرسانی

روزانه ٥ نفر کارگر و یک راننده به منظور جلوگیری از خرابی های ناشی از شکستگی های احتمالی خطوط آب رسانی و تأسیساتی موجود در نقاط مختلف شهر، در مخزن شماره ٨ واقع در گیشا به صورت کشیک باقی می مانند.

وظیفه این افراد، جلوگیری از هرز رفتن آب و ایجاد خرابی در منازل و مستحدثات اطراف محل حوادث است، تا در روز بعد واحدهای تعمیراتی بتوانند کار تعمیر را انجام دهند.

در بعضی از مواقع که کار تعمیرات، نیمه تمام مانده است، افراد تعمیر کار با انجام کار اضافی تا تعمیر کامل لوله ها و تأسیسات- که گاهی به شب هم می انجامد در محل می مانند و حق کشیک دریافت می دارند.

١- امور تصفیه خان هها و آزمایشگاه ها:

برای انجام تعمیرات ضروری در ساعات غیر اداری تصفیه خان هها، از افراد کشیک استفاده می شود. علاوه بر این در روزهای تعطیل، به منظور کنترل کیفیت آب تصفیه شده افرادی از پرسنل آزمایشگاه ها نیز به صورت کشیک انجام وظیفه می نمایند.

١- امور بهره برداری و شبکه انشعاب:

جهت انجام کارهای ناتمام تعمیراتی که تا ساعات بعد از وقت اداری به طول می انجامد یا برای انجام پاره ای از کارها که در ساعات روز اجازه از سوی مراجع ذیصلاح مثل اداره راهنمایی و رانندگی ( به دلیل ترافیک سنگین روز ) صادر نمی شود و باید حتماً در ساعات خلوت شب انجام شود، افرادی به صورت کشیک باقی می مانند، مانند مواقعی که در اثر تغییر سطح آسفالت خیابانها، دریچه های شیرهای شبکه و فشار شکن بالا آمده و یا پایین می افتد، که در هر دو صورت بایستی در ساعتهای خلوت این کارها را انجام داد.

١- امور بهره برداری و نگهداری تأسیسات فاضلاب تهران:

به منظور رفع گرفتگی ها یا حوادث احتمالی در تأسیسات فاضلاب شهرک شوش یا شهر آرا، افرادی به صورت کشیک در این امور انجام وظیفه می نمایند. این امور در شبکه و تصفیه خانه شوش مشکلات بیشتری را همراه دارد که با توجه به وسعت منطقه و جمعیت زیاد آن، باید در صورت بروز هر حادثه ای، هر چه سریعتر رفع گردد. در منطقه شهر آرا نیز برای رفع گرفتگی ها و تخلیه های اضطراری مخزن فاضلاب، گاهی احتیاج به افرادی است که غالباً از کارگران کشیک فاضلاب شوش

استفاده م یکنند.

١- قسمت انبار مرکزی -٥

در این واحد روزانه چند نفر کارگر و کارمند کشیک به منظور تحویل قطعات مصالح و ابزار مورد نیاز واحد، انجام وظیفه می نمایند.

٢) کشیک مهندسین و مدیران:

٢- کشیک مهندسین:

این برنامه توسط عده معدودی که تقریباً ثابت هستند و در واحدهای مختلف سازمان انجام وظیفه می کنند، اجرا می شود.

١٤ تا ٧ صبح م یباشد. / ساعات کار مهندسین کشیک از ٣٠ مهندسین کشیک در مدت کشیک به عنوان قائم مقام مدیر عامل عمل می کند، و در صورت لزوم می تواند ضمن تماس با مدیر کشیک در باره موقعیت و مشکل پیش

آمده تصمیم گیری نماید.

از دیگر وظایف مهندس کشیک می توان موارد زیر را نام برد:

- تأیید صورت درخواست اجناس، قطعات، ابزار و مصالح مورد نیاز واحدها در ساعات کشیک، که انبار مرکزی باید نسبت به تحویل آنها اقدام کند.

- ارسال تانکرهای آب آشامیدنی به مناطقی از شهر که بنا به عللی دچار قطع آب شده اند.

- حضور در محل حوادث پیش آمده در شبکه خطوط یا تأسیسات سازمان به منظور اخذ تصمیم و صدور دستور لازم.

- سرکشی به کار پرسنل نوبت کار واحدهای مختلف و رفع اشکالات احتمالی آنها.

- خبر دادن به مسؤولان و سرپرستان واحدهای مختلف، چنانچه لازم باشد.

٢- کشیک مدیران -٢

افراد این کشیک از مدیران مجرب و با سابقه سازمان بوده و در منزل آماده خدمت هستند. در مواقعی که مهندس کشیک نتواند مسائل و مشکلات پیش آمده را حل نماید، مدیر کشیک می تواند ضمن ارایه راه حل، تصمیم نیز بگیرد.

٣) کشیک روزهای تعطیل

این نوع کشیک در بسیاری از واحدها وجود دارد. در روزهای تعطیل طولانی مثل نوروز یا موقع استثنایی دیگر، واحدها جهت انجام وظایف مختلف خود در داخل یا خارج از محیط اداری، افرادی را به صورت

کشیک به خدمت می گیرند، از قبیل:

- امور حفاظت منابع آب، به منظور جلوگیری از حفر چاه های غیر مجاز.

- طرح تنظیم آبهای زیرزمینی تهران، برای کنترل سطح آبهای زیرزمینی به ویژه در نواحی جنوبی شهر.

ذکر اهم مشکلات موجود

مهمترین مشکلاتی که در انجام برنامه کشیک وجود دارد، عبارتست از:

١. اکثر مسؤولان و مدیران واحدها، از برنامه کشیک برای رفع مشکلات ناشی از پایین بودن سقف اضافه کار استفاده می کنند.

٢. امکان ارایه برنامه کشیک از قبل وجود ندارد. زیرا همانطور که در بالا گفته شد برنامه کشیک بیشتر برای انجام تعمیرات ضروری و پیش بینی نشده و حوادث اتفاقی اجرا می شود.

٣. کم بودن حق کشیک و نقص فرمول محاسبه آن نیز از دیگر مشکل هاست. با توجه به بالا بودن هزینه های زندگی و مشکلات ناشی از آن، بسیاری از افراد واحدها، مهندسین و حتی مدیران، راضی نیستند در برنامه کشیک شرکت داده شوند.

پیشنهادها

١. همانطو رکه در بند قبلی گفته شد اکثر واحدها برای جبران کم بودن اضافه کار و پایین بودن سطح آن، ناچار از برنامه کشیک استفاده می نمایند. در این مورد می توان حداقل برای آن دسته از واحدهایی که کشیک روزانه دارند، این سقف را بالاتر برد.

این عمل می تواند به کاهش برنامه های کشیک که در این اواخر در بسیاری از این واحدها متداول شده است، کمک نماید.

٢. در مورد مهندسین کشیک نیز می توان مانند مدیران عمل کرده و به آنها نیز ٢ حق کشیک برای یک شب داد، و یا ٢ نفر برای انجام کشیک، یکی از ساعت تا ٢٣ و دیگری از ٢٣ تا ٧ صبح روز بعد استفاده نمود.

٣. به منظور رفع نقص فرمول محاسبه حق کشیک می توان عوامل دیگر را نیز در آن تأثیر داد. این محاسبه فعلاً برای هر ٢٤ ساعات کار کشیک عبارت است از:

١/ حقوق و مزایای ثابت * ٣

که در سازمان به صورت:

١/٣ [ ١/ [ حقوق و مزایای ثابت * ٣

١ زمان کشیک را کار می کند و بقیه اوقات آماده به کار می / ١ به این دلیل به فرمول اصلی اضافه شده که معتقدند فرد کشیک عملاً ٨ ساعت از ٢٤ ساعت یعنی ٣ / عمل می شود ( ٣

عواملی که در بند ٣ از آن نام بردیم عبارتند از:

- عامل محرومیت از زندگی عادی، به این معنی که فرد کشیک از مزایایی که بقیه افراد دارند محروم است. پیشنهاد می نماید برای این عامل، معادل ٦٠ و مزایای ثابت به حق کشیک اضافه شود.

- خرج غذای زمان کشیک، که شامل هزینه ٢ تا ٣ وعده غذایی است که فرد در طول زمان کشیک باید صرف نماید، برای این عامل نیز با توجه به سقوط قیمت ها و در نظر گرفتن حداقل آنها، می توان رقم ٦٠٠ ریال به فرمول اضافه نمود. در صورت موافقت با ارقام یاد شده، حق کشیک روزانه فردی که حقوق و مزایای وی ٤٥٠٠٠ ریال است،

١٣٥٠ ریال افزایش خواهد یافت که معادل ٣% حقوق و مزایای ثابت می باشد.

نام و نام خانوادگی

امضاء

رونوشت: معاونت محترم اداری و مالی جهت اطلاع

امورمالی، جهت اطلاع

امور کارکنان، جهت اطلاع و همکاری در پیاده نمودن برنامه کشیک

واحد بودجه، دفتر تشکیلات و بودجه به منظور پیش بینی ارقام بودجه.

انواع گزارش

گزارش از لحاظ دوره و مدت بر دو قسم است:

١- گزارش ادواری

٢- گزارش اتفاقی

الف- گزارش ادواری

گزارش ادواری که مربوط به یک واحد بزرگ اداری، صنعتی، کشاورزی، بازرگانی، فرهنگی و غیر این هاست، در پایان یک دوره و در موعد مقرر و معین تهیه و تنظیم می شود و مثلاً ممکن است ماهانه و یا سالانه باشد. این نوع گزارش ها درباره ی امور شخصی صورت می گیرد و تقریباً شیوه و هدف معین و ثابت دارد.

مثلاً هر شش ماه یا یک سال، یک بار، درآمد، زیان، یا هزینه یک شرکت یا بانک، یک مؤسسه انتفاعی، وضع دروس یک دانشکده و امثال این ها، بررسی و برآورد می شود، یا از موجودی انبار صورت برداری می کنند، یا تعداد مسافران یک شرکت مسافربری زمینی یا هوایی یا وضع حمل و نقل بارها در بندرگاهها یا محل دیگر گزارش های مستدل و دقیق تهیه می شود.

این گزارش ها نمودار پیشرفت یا رکودکار، سود و زیان، یا خسارت ها و مشکلات یک مؤسسه یا واحد صنعتی و بازرگانی است و در حقیقت تعیین کننده است، زیرا بر اساس نتایج حاصل از این گزارش ها، مسؤلان آن مؤسسه برای آینده طرح ریزی کرده و نسبت به شیوه کار خود در آینده تصمیم می گیرند.

ب- گزارش اتفاقی

این نوع گزارش جنبه منظم و تکراری ندارد بلکه اتفاقاً و بر حسب نیازی که پیش می آید، تهیه می شود. مثلاً در یک اداره تصمیم می گیرند که یکی از شعبه ها را منحل کنند یا بر تعداد دوایر و تشکیلات موجود بیفزایند. در یک بانک تصمیم می گیرند که معاملات خاصی روی سرمایه خود انجام دهند. درباره درستکاری یکی از کارکنان در اداره یا وزارتخان های شک حاصل می شود، نسبت به دعوت ورزشکاران از یک کشور خارجی انجام دادن مطالعاتی را لازم می شوددر موارد فوق و در موارد بی شمار دیگر معمولاً فرد یا افراد بصیر و مطلعی را مأمور مطالعه و تهیه گزارش می کنند که دربار ه ی آن مطالب اطلاعات و مدارک لازم

را جمع کنند و در ضمن نتیجه بررسی و پیشنهادهای لازم را طی گزارشی ارایه نمایند.

این نوع گزارش ها را که گاه بر حسب احتیاج و برای مقصود ویژه ای تهیه می شوند گزارش های اتفاقی به شمار می آورند.

گزارش فردی، گزارش گروهی

گزارش های ادواری و اتفاقی به دو صورت تهیه می گردد:

١- فردی

٢- گروهی

الف- گزارش فردی

گزارش فردی توسط یک نفر تنظیم می شود و این به هنگامی است که آن چه باید گزارش شود محدود و کوچک است و یک نفر برای تهیه آن کفایت می کند، یا مطلب مورد گزارش جنبه فنی دارد و در آن مؤسسه بیش از یک کارشناس وجود ندارد، یا اصلاً مسؤولان امر کسی را که برای تهیه گزارش می فرستند، بیش از دیگران مورد اعتماد می دانند و به بصیرت و دقت او اطمینان دارند و لازم نمی بینند که دیگری یا دیگران را به همراه او مأمور تهیه آن گزارش کنند، به ویژه که اغلب دیده شده

وقتی مسؤولیت متوجه یک نفر باشد نتیجه بهتری به دست می آید.

ب- گزارش گروهی

در تهیه گزارش گروهی چند نفر همکاری می کنند، و این هنگامی است که مسؤولان یک مؤسسه از نظر اهمیت کار و نیازی که تهیه گزارش به افراد بصیر و متخصص دارد، ترجیح می دهند که بیش از یک نفر را برای کار بر گزینند تا همه جوانب امر مورد بررسی، ارزیابی، برآورد و محاسبه قرار گیرد و نتیجه مطلوب و درستی به دست آید تا بتوان تصمیم لازم را با آگاهی و قاطعیت اتخاذ کرد.

در این صورت باید افراد گروه در علوم و فنون گوناگون صاحب تجربه و تخصص باشند و مسائل فنی، اداری، بازرگانی و غیر این ها را نیک بدانند، تا بتوان از نتیجه کار گروهی برخوردار شد در تهیه گزارش های دسته جمعی باید همه خود را مسؤول حسن تنظیم بدانند.

ارکان گزارش

ارکان اصلی گزارش در سه مطلب زیر خلاصه می شود:

١. موضوع گزارش چیست؟

٢. گیرنده آن کیست؟

٣. هدف از تهیه آن کدام است؟

الف موضوع گزارش چیست؟

موضوع گزارش مهم ترین پایه در تهیه گزارش است و اگر کسی به درستی از آن آگاه نباشد و نداند درباره چه نکته ای تحقیق می کند، هرگز در کار خود توفیق نخواهد یافت.

اطلاع کامل از موضوع سبب می شود که به آسانی و در مدت مناسب، با آگاهی تام گزارش لازم تهیه و نتیجه مورد نظر بدست آید.

ب گیرنده آن کیست؟

در این مورد قبلاً به تفصیل سخن شده است. فقط یادآوری می شود که برای تهیه کننده گزارش باید گیرنده یا گیرندگان گزارش معین باشند تا با آگاهی از آن نحوه تنظیم گزارش خود را سامان دهد.

ت هدف از تهیه آن کدام است؟

آگاهی به هدف گزارش، گزارشگر را یاری می کند که نکته یا نکات اساسی و مهم را در تحقیق و بررسی خود باز شناسد، زیرا معمولاً در هر گزارش یک مسأله اصلی و با اهمیت وجود دارد و بقیه قسمتها جنبه فرعی دارند.

انواع گزارش بر اساس هدف از تنظیم

گزارش ها بر حسب هدف یا غرض از تنظیم به ده نوع تقسیم می شوند:

١- گزارش کار:

آن گزارشی است مربوط به شغل، که با شرح وظایف هر عضو اداری پیوند نزدیک دارد. بسیاری از مشاغل ایجاب می کند که دارندگان آن مشاغل پس از پایان هر روز و ( احتمالاً پایان هر هفته یا ماه ) گزارشی از کار خود به سرپرست مستقیم خویش ارایه دهند. مانند کارکنان بانکها و سایر سازمانهای مالی و بازرگانی.

٢- گزارش حقایق امر:

آن گزارشی است شامل اطلاعات، توضیحات یا مسائلی که در طول متن آمده است، نویسنده در این گزارش تنها وظیفه دارد حقایق و اطلاعات مربوط به موضوع را بیاورد.

٣- گزارش فنی:

گزارشی است کاملاً تخصصی، در زمینه های فنی، اقتصادی، حقوقی و غیره. مانند گزارش درباره محاسبه مقدار بخار و مایع در حال تعادل و یا دلایل رکود بازار بورس و غیره.

٤- گزارش علل مسأله:

در این گزارش تنها از علل مسأله بحث می شود، بی آنکه کوششی برای نتیجه گیری به عمل آید.

٥- گزارش و راه حل مسأله:

گزارشی است که در آن راه حل مسأله ارایه می شود و از علل و نتیجه آن بحثی به میان نمی آید.

٦- گزارش اطلاعی:

گاهی هدف از تنظیم گزارش اطلاعی است که می خواهیم به خواننده بدهیم. معمولاً این نوع گزارش، موضوع محدودی را بررسی می کند. در این بررسی بهتر آن است که جزئیات مطالب خلاصه شود و در اختیار خواننده قرار گیرد.

اگر این گزارش بیانگر پژوهشی است که باید خلاصه یافته ها، نتایج و استدلالها در آن بیاید. ممکن است چنین خلاص های در مقدمه یا پاراگراف اول گزارش آمده باشد، در این صورت باید در بخش پایانی گزارش ( مؤخره ) توضیح بیشتری در آن موارد داده شود.

اگر فکر تازه ای برای نخستین بار ارایه می شود، لازم است رأی و نظر نویسنده گزارش نیز در مورد ارزش و اعتبار آن فکر برای اطمینان بیشتر خواننده در گزارش بیاید و بدیهی است که این اظهار نظر باید بر اساس مباحث طرح شده در گزارش باشد.

٧- گزارش مشورتی:

معمولاً تنظیم این گزارش از عهده یک فرد خارج است و نیاز به مشورت با افراد ذیصلاح دارد. مدیر تولید سازمانی می خواهد تدبیری بیندیشد که بازده کار به حد نصاب قابل قبولی برسد. بدیهی است باید همه مسؤولان واحدها را دعوت کند و با طرح موضوع، نظر فرد فرد آنها را جویا شود و از راه بحث و انتقاد و سنجش اعتبار هر نظر، بهترین راه را بیابد و مجموعه بحث و انتقاد و نتیجه نهایی، طی گزارشی به مدیر سازمان ارایه گردد. در گزارش مشورتی، فرد مطرح نیست، بلکه نظر او مطرح است. تحمیل عقیده وجود ندارد. مقام و موقعیت افراد در قبول یا رد نظری مؤثر نیست و مسؤولیت اداره جلسه متوجه رهبر جلسه است. در پایان گزارش مشورتی باید ارزشها، فواید و موارد کاربرد بهترین راه حل تشریح شود.

٨- گزارش انتقادی:

در این نوع گزارش، انتقاد می تواند به صورت های گوناگون عرضه شود:

- فکر و نحوه عمل، مورد ارزشیابی قرار گیرد.

- از فکر یا نحوه عمل انتقاد شود.

بهتر است در گزارش انتقادی، راه حل نیز ارایه گردد.

٩- گزارش تحصیلی:

هدف از این گونه گزارش ها، توسعه معلومات دانشجویان و اطمینان یافتن از درک کامل مطالبی است که طی یک دوره تحصیلی تدریس می شود. این نوع گزارش، به گزارش درسی و گزارش پایان تحصیلی ( پایان نامه ) تقسیم می شود.

الف گزارش درسی

دانشجو برای درس، موضوعی را بر می گزیند و حدود ٢٠ تا ٥٠ صفحه در خصوص آن موضوع می نویسد و به استاد ارایه می کند.

ب گزارش پایان نامه

دانشجو موضوع پایان نامه یا رساله خود را با راهنمایی استاد و تصویب شورای گروه آموزشی مربوط انتخاب می کند. این موضوع طی نامه ای به دبیرخانه دانشکده اعلام می شود.

این گزارش معمولاً باید در حداقل ١٥٠ صفحه ماشین شده تنظیم گردد، هر پایان نامه به یک خلاصه گزارش حدود ٢ صفحه از نحوه تحقیق و معرفی منابع و مآخذ و گزیده ای از مطالب گزارش نیاز دارد. این خلاصه باید توسط استاد راهنما و گروه مشاوره مورد تصویب قرار گیرد. پس از تصویب، دانشجو پایان نامه خویش را تکمیل و تنظیم نموده، در پنج نسخه به اعضاء هیأت داوران تقدیم می کند. روز معین ، جلسه دفاع تشکیل می شود و دانشجو با خواندن خلاصه آن گزارش از پایان نامه خویش دفاع می کند. نتیجه این دفاع، تعیین کننده موقعیت یا عدم موفقیت اوست.

١٠ - گزارش های عمومی:

این نوع گزارش، همه اقسام گزارش ها را غیر از گزارش تحصیلی، در بر می گیرد. گزار شهای عمومی شامل گزار شهای بانکها، شرکتها، وزارتخانه ها و به طور کلی همه سازمانهای عمومی و خصوصی است.

گزارش های عمومی هرگز نباید بر اساس ذوق و سلیقه شخصی تنظیم شود بلکه هدف نویسنده آن باید رفع نیازهای سازمان باشد.

گزارش های عمومی از نظر شکل و نحوه تنظیم شامل زیر است:

١٠ - گزارش های اداری

گزارش های اداری را معمولاً کارکنان سازمانها تهیه و به مقامات بالاتر ارایه می کنند. هزینه تنظیم گزارش های اداری چه از نظر وقت و چه از نظر تعداد نسخه ها، حجم گزارش و ضایعات ناشی از بی دقتی بسیار سنگین است و باید تهیه کنندگان گزارش را به صرفه جویی و دقت در کار عادت داد. غالباً گزارش های اداری با یک نامه همراه است و آن نامه دارای تاریخ و شماره ثبت گزارش است و علت تهیه گزارش در آن ذکر شده است.

گزارش های اداری شامل:

- گزارش های دوره ای

- گزارش پیشنهادی

- گزارش آماری مربوط به پیشرفت کارهای سازمان

- گزارش وضعیت ( تجزیه و تحلیل موقعیت دیروز و امروز سازمان )

- گزارش های بازرگانی

این گونه گزارش ها تنها در شرکتها و سازمانهای تجاری، بازرگانی و صنعتی تنظیم می شود و شامل اقسام زیر است:

- گزارش های مالی

- گزارش های سالانه

- گزارش های جلسات ( صورت مجلس )

ماهانه

سالانه

تراز نامه

- گزارش های اجرایی

این گزارش ها معمولاً از سوی مدیران داخلی یا سرپرستان اجرایی تنظیم می شود و در آنها نحوه اجرای عملیات در بخش یا بخشهای مربوط تشریح می گردد.

- گزارش های دوره ای یا ادواری

در مورد این گزارش ها قبلاً مختصراً توضیح داده شده ( در بخش انواع گزارش از لحاظ دوره و مدت ) و در اینجا فقط متذکر می شود که اگر این نوع گزارش ها به صورت فرم معین در آید ارزش و اعتبار خود را به میزان قابل توجهی از دست خواهد داد، زیرا تحقیق، تفحص و کندوکاو که از ابراز گزارش است جای خود را به رونویسی و نسخه برداری خواهد داد.

- گزارش های مخصوص

این گزارش ها پس از انجام یک مطالعه معین، یک مأموریت علمی، آموزشی یا اداری، یک بررسی خالص یا مأموریت ویژه ای که از سوی سازمان به کسی داده می شود، توسط مأمور تهیه و ارایه می گردد و معمولاً زمان آن مشخص نیست و فرم مخصوص ندارد.

- گزارش های عادی ( ساده )

این گزارش ها که به آن گزارش توضیحی نیز می گویند، شامل گزارش های ساده اداری است که برای رؤسای مستقیم تهیه می شود و معمولاً شامل موضوع و بیان حقایق است و گاهی هم مسأله ای در آن طرح می شود.

- گزارش های رسمی یا تشریفاتی

در مورد این گزارش ها هم قبلاً مختصراً توضیح داده شده. ( در بخش انواع گزارش از لحاظ دوره و مدت تحت عنوان گزارش های بلند ) و فقط متذکر می شود که این گونه گزارش ها اگر با دقت و تحقیق تهیه گردد با اطمینان می توان به آنها استناد کرد.

- گزارش های انشایی

این گزارش ها جنبه توصیفی دارد و به صورت یک متن ادبی یا انشایی نوشته می شود. مانند توصیف بهار و خزان، بررسی و نقد آثار یک نویسنده و ... .

- گزارش های مختلط

در گزارش های مختلط، علاوه بر متن معمولی از معیارهای علمی ( آمار یا جدول منحنی، فرمول و غیره ) استفاده م یکنند.

- گزارش های مبسوط ( طولانی )

این نوع گزارش ها اندازه و حجم زیادی دارد و مطالب آن گاهی به حدود سی هزار صفحه می رسد، مانند گزارش جنگ ویتنام که به ٢٨٤٠٠ صفحه بالغ م یگردد.

- گزارش فردی

اگر تهیه کننده و نویسنده گزارش یک نفر باشد آن را گزارش فردی می نامند.

- گزارش خلاصه ( گزارش کوتاه )

این نوع گزارش ها بیشتر به صورت فرمهای چاپی در می آید و کمتر جنبه تحقیق دارد، گزارش هایی که در برگیرنده خلاصه پرونده افراد است، از نوع چنین گزارشی محسوب می شود. گاهی ایجاب می کند که خلاصه ای از آن جداگانه تهیه شود تا پیش از مقدمه یا متن بیاید. در این صورت فکر نویسنده گزارش به کار می افتد و طبق موازین یاد شده،

خلاصه ای از گزارش را فراهم می آورد، این نوع خلاصه نویسی نباید با گزارش خلاصه اشتباه کرد.

- گزارش گروهی یا تحقیق گروهی

گزارش هایی از این دست توسط دو نفر یا بیشتر تهیه و تنظیم می شود، تنظیم کنندگان چنین گزارشی حتماً باید در کار بصیر و وارد باشند که هر فردی تنها یک بخش از گزارش را تنظیم کند و بدیهی است که در مجموع، همه این بخش ها باید با هم هماهنگ باشند. انجام چنین گزارشی بستگی کامل به مدیریت و سرپرست گروه دراد

گزارش نویسی 9

اقسام گزارش

به طور کلی گزارش ها از نظر ارایه به دو نوع متفاوت تقسیم می شود:

الف- گزارش کتبی

چنانچه ارایه اطلاعات، بررسی ها و پژوهش ها به صورت کتبی باشد، آن را گزارش کتبی می نامند.

ب- گزارش شفاهی

هرگاه اطلاعات، بررسی ها و پژوهش ها به صورت سخنرانی و مشاوره ( بحث و گفتگو ) ارایه شود، آن گزارش را شفاهی گویند. گاهی فوریت مطالب و عدم نیاز به نگهداری آن در پرونده جهت مراجعه های بعدی، ایجاب می کند که گزارش ها به صورت شفاهی عنوان شود.

مزایا و مشکلات گزارش های کتبی و شفاهی

هر یک از این دو نوع گزارش دارای مزایا و مشکلاتی است که آگاهی از جزئیات این مزایا و مشکلات، فرد را قادر خواهد ساخت که با توجه به سایر جوانب، به روشنی تصمیم بگیرید و یکی از دو نوع گزارش را برای انجام مقاصد و تحقق اهداف خویش برگزیند. در سازمان های اداری غالباً که کارکنان، گزارش های خود را شفاهاً به سرپرستان مستقیم خود ارایه می دهند و حتی در مواردی که گزارش های کتبی نیز به وسیله آن ها تهیه و ارایه گردیده است، در عین حال همان گزارش ها را از نوبه صورت شفاهی بیان می کنند.

بدیهی است هرگاه فاصله میان کارکنان و رؤسای آن ها زیاد نباشد و گزارش ها نیز از مرز کارهای عادی و روزمره نگذرد، می توان در مواردی آن هارا شفاهاً ارایه کرد، ولی غالباً گزارش های اداری به صورت کتبی تنظیم و ارسال می گردد.

یادآوری:

در ارسال گزارش ها سلسله مراتب اداری را باید رعایت کرد و به همین دلیل معمولاً دریافت کننده هر گزارش، رؤسای مستقیم هستند. گاهی گزارش هایی که از طریق سلسله مراتب اداری ارسال می داریم، به منظور ایجاد هماهنگی بیشتر برای مقامات هم سطح و نیز برای ابلاغ، جهت مقامات پایین تر نیز می فرستیم. گاهی هم بعضی از گزارش ها ایجاب می کند که برای آگاهی عموم خلاصه و به صورت بخشنامه صادر گردد.

مزایای گزارش های شفاهی

- کم و زیاد کردن و متناسب ساختن مطالب برحسب شرایط زمانی و مکانی و نوع شنوندگان.

- امکان طرح فوری گزارش و بیان آن، از نظر صرفه جویی در وقت.

- امکان استفاده از نظرات شنوندگان از راه پرسش و پاسخ جهت حل و فصل مشکلات موجود.

- استفاده از وسایل سمعی و بصری از قبیل: فیلم، اسلاید، تابلوایزل ( تابلو با چهار پایه به نحوی که متحرک باشد)، اورهد یا اوپک و غیره.

- آگاهی فوری گزارشگر از نتایج گزارش خود در بسیاری از موارد.

- مقرون به صرفه بودن آن در اکثر اوقات.

- تأثیری که م یتواند از راه بکار بردن اشارات دست، خطوط چهره و پیشانی، حالات روحی، زیر و بم ساختن آهنگ کلمات، حرکات چشم، سکوت در موقعیت های گوناگون و استفاده از تعابیر، اصطلاحات، لطیفه ها و غیره بر شنوندگان بگذارد.

- امکان حذف بخشی از گزارش ها بر حسب، موقعیت و تکمیل آنها بر حسب ضرورت.

مشکلات گزارش های شفاهی

- نامناسب بودن محل گزارش نداشتن نور و شرایط لازم و کافی.

- نبودن وسایل مورد نیاز.

- نبودن فرصت کافی برای دعوت از افراد ذیربط.

- استنباط های گوناگون افراد از مطالب طرح شده.

- فراهم نبودن امکانات جهت ضبط و ثبت بیانات افراد در پاره ای از موارد.

- محدودیت وقت برای بیان مطالب که ممکن است نیاز به وقت بیشتری داشته باشد.

- محدود بودن امکانات پخش مطالب برای آگاهی عموم در صورت لزوم.

- ضعف بیان و عدم احاطه گزارشگر بر موضوع سخن و هم چنین عدم توجه به وضع ظاهر که خود از تأثیر کلام خواهد کاست.

- عدم امکان تطبیق مطالب طرح شده با منابع، مآخذ یا مراجع و هم چنین استانداردها و موازین در صورت لزوم.

- قابل استناد نبودن ( مگر اینکه ضبط شده باشد).

مزایای گزارش های کتبی:

- امکان استفاده از وقت و زمان به اندازه کافی.

- امکان استفاده عمومی از گزارش ها از طریق تکثیر و انتشار آن ها.

- امکان ضبط و بایگانی برای سال ها و بلکه قرن ها.

- مستند ساختن آن با اسناد، مدارک، آمار، تابلو رنگی، تصاویر و سایر امکانات.

- گویا ساختن آن از راه استفاده از حروف نازک، سیاه، خطوط رنگی و سایر تزئینات چاپی.

- امکان فصل بندی و طبقه بندی ( می توان تهیه و تنظیم بخش ها یا فصولی از گزارش را بر عهده افراد کاردان گذاشت.)

- فراهم آمدن اعتماد و اطمینان بیشتر.

- استفاده از آن برای تبلیغ در موارد لازم.

مشکلا ت گزار ش ها ی کتبی:

- احتیاج به صرف وقت زیاد در بسیاری از موارد

- صرف هزینه زیاد برای تهیه کاغذ، وقت ماشین نویس و تأمین نیروی انسانی متخصص برای انجام این کار.( به همین دلیل بعضی از مؤسسات بزرگ کار تهیه و تنظیم گزارش ها را بر عهده مؤسسات دیگر می گذارند، که آن هم معمولاً بدون اشکال نخواهد بود).

- دشواری استفاده از تمام اصول گزارش نویسی و مبادله اطلاعات.

- عدم استقبال عمومی افراد از تهیه گزارش به دلیل سختی کار و ترس از توانایی های خود.

- عدم امکان دریافت فوری نتایج گزارش های کتبی در بیشتر موارد.