گزارش نویسی 8

فصل هشتم

نشانه گذاری

و اهمیت آن در نگارش

انسان از نیروی عاطفه خود برای بیان مقصود استفاده می کند، و زبان، ابزار اداری آن مقصود می باشد. ما به وسیله زبان و نوشتن، هدف ها و مفهوم های ذهنی خود را به دیگران می فهمانیم و پیغام های خود را با کلماتی که در گنجینه زبان ملی خود داریم، به آن ها منتقل می سازیم، ولی این الفاظ و کلمات، با همه وسعت ترکیبی خود، چه در تلفظ و چه در نگارش، برای بعضی از حالات درونی و مفاهیم ذهنی، ناتوان و نارسا هستند. و برای جبران این نارسایی و ناتوانی ناگزیریم در مرحله تلفظ از کشش آهنگ، لحن گفتار، طنین صدا و اشارات چشم، دست، سر و صورت و انقباض و انبساط عضلات چهره و پیشانی خود استفاده کنیم. و در مرحله نگارش نشانه ها و اشارات قرار دادی جهانی و بین المللی را جایگزین نارسایی و ناتوانی الفاظ و کلمات سازیم و به کمک آن ها حالت درونی و مفاهیم ذهنی و نکاتی را به صورت نوشته و کلمات نمی توان ادا کرد، به خواننده برسانیم.

بنابراین نوشتن که عبارتست از« نمایش دادن کلام بوسیله حروف و ترکیبات گوناگون آن » با استفاده از نشانه های نگارش، روح و روانی خاص پیدا می کند

بعضی از نشانه ها که کاربرد بیشتری در گزارش نویسی دارد به شرح زیر است:

نقطه (.)

نقطه .« استاد روز گذشته به دانشگاه آمد » ، نقطه، نشان هی قطع رشته صوت و ختم کلام است، و توقف کامل را می رساند و پایان یک جمله را اعلام می دارد؛ مثل بعد از حروفی که نشانه اختصاری نامهاست نیز بکار می رود، مثل آی.بی.ام.

نشانه فاصله یا ویرگول (،) یا سرکج

در طول رشته کلام هر جا که معنی مطالب، مکث و درنگ کوتاهی را اقتضاء کند ویرگول می گذاریم، مثال: اگر برادرتان به موقع آمده بود، به احتمال زیاد، برای این مورد انتخاب می شد.

نقطه با ویرگول یا سرکج با نقطه (؛)

عبید زاکانی »: این علامت، نشانه درنگی بلندتر از ویرگول و کوتاه تر از نقطه است و معمولاً در موقعی که جمله تمام شده ولی مطلب ادامه دارد استفاده می شود. مثال «. دانشمند وارسته ای بود؛ ولی حاکم بر زمان مناسب نبود، حرف خود را در قالب شوخی و مزاح می گفت

دونقطه بیانی (:)

دو نقطه نشانه شرح است ،و هنگام توضیح بیشتر مطالب بکار می رود. دو نقطه نشانه مکثی بلند تر از نقطه می باشد. مثال: ساعات حرکت هواپیمای جمهوری اسلامی از تهران به مشهد: تمام ایام هفته؛ ساعت ١٨:٣٠

سه نقطه یا نشانه تعلیق (...)

سه نقطه به هنگام حذف یک کلمه استفاده می شود. مثال: فقر فرهنگی در اجتماع موجب بروز فساد و ... می شود.

چند نقطه (........)

چند نقطه نشانه حذف یک یا چند جمله می باشد.

مثال:

ای خواجه اگر همی بهشتت هوس است

خیرات بکن اگر ترا دسترس است

خیرات چو کرده ای برو ایمن باش

در خانه ........................ بس است

تیره بلند ( )

تیره بلند نشانه تفکیک است برای قطع مطلب و قید جمله معترضه. مانند: کوهستان و مناظر زیبای آن که با شکوه و دل انگیز است مرا از درد اعصاب آسوده کرد.

خط کشیده ( )

خط کشیده برای برجسته نمودن یا مشخص کردن قسمتی از نوشته اعم از دست نوشته یا ماشینی بکار برده می شود، و برای اهمیت بخشیدن به آن مقدار از نوشته استفاده می گردد.

دو کمان یا گریزنما ( )

این علامت برای توضیح اضافی یا ذکر جمله ای که از بحث خارج است و نیز برای جداکردن بعضی از کلمات یا جملات بکار می رود. مانند: علم منطق انسان را به درست فکر کردن وا می دارد. اغلب دانشمندان منطقی صحبت م یکنند ( متأسفانه همکار من به هیچ وجه از منطق اطلاعی ندارد ) که این خود نشانه شخصیت و کمال آنها است.

قلاب، دو نبش، افزوده نما [ ]

این علامت نشانه الحاق است. گاهی در نوشته ها به جملاتی برخورد م ینماییم که یک یا دو واژه کم داشته و یا از قلم افتاده است، این کمبود باعث نارسایی در جمله می شود، رفع این نارسای یها ایجاب م یکند، آن جمله با افزودن واژه مورد نظر تکمیل گردد. واژه افزوده شده را با نوشتن در داخل قلاب مشخص می کنیم؛ مانند، .« این خود نباید به نبشتن که به هیچ [حال ]ناگفته به »

را مصحح به متن اصلی افزوده است. « حال » که در آن کلمه

« » گیومه/ نشانه نقل قول

همانطور که از اسمش پیداست نشانه نقل قول است و در آغاز و پایان سخنی که مستقیماً از شخص یا منبعی نقل می شود، قرار می گیرد مانند: حضرت امام جواد (ع ) «. بهترین مردم کسی است که از وجودش نفعی به بندگان خدا برسد » : می فرمایند

یک ستاره (* )

یک ستاره برای جلب توجه و نظر مطالعه کننده به ذیل صفحه است، نشان هی توجه به پاورقی هنگامی به کار برده می شود که بیان مطالبی از سیاق و روال نوشته خارج است، و یا نویسنده نمی تواند آن را در داخل نوشته بگنجاند، از طرفی موضوع مورد نظر را نمی تواند رها کند یا ناگفته بگذارد. در این گونه موارد با درج یک ستاره در پهلوی جمله یا کلمه توجه خواننده را به حاشیه ی ذیل صفحه جلب می کند. به این ترتیب که در ذیل صفحه، بعد از علامت ستاره توضیح لازم ارایه می شود.

دو ستاره ( ** )

به منظور احتراز از تکرار مطلبی که قبلاً در کتاب یا نوشته درج گردیده است، نویسنده از نشانه دو ستاره که موازی هم قرار داده استفاده می کند. بدین ترتیب که با قید این نشانه، به خواننده توجه می دهد که مطلب مورد نظر قبلاً در صفحات پیشین درج شده که به آن مراجعه کند.

سه ستاره ( *** )

از این علامت به منظور نشان دادن تغییر روال نوشته و یا تغییر کلی سیاق سخن استفاده می شود. نحوه عمل بدین ترتیب است که جمله را پایان داده و با ٣ سطر فاصله ،نوشته بعدی را آغاز می کند و علامت سه ستاره را در وسط فاصله ایجاد شده قرار می دهد.

گزارش نویسی 7

فصل هفتم

استفاده از عناوین در گزارش ها

روش دیگری که امروز معمول و مراجعه به قسمت های مختلف گزارش را برای خواننده بسیار آسان ساخته است، استفاده از عناوینی است که بخش های مختلف گزارش را از یکدیگر متمایز می سازد. این عناوین برای خواننده در حکم نقشه راه محسوب می شود و طبعاً زمانی می تواند سودمند باشد که نویسنده همه راهنمایی های مربوط به گزارش را رعایت کرده

باشد. در آن صورت است که استفاده از عناوین، راهگشای خواننده برای دریافت سریعتر و روشنتر مطالب و گرفتن پیغام خواهد بود.

هنوز بهترین راه برای استفاده از عناوین، معرفی نشده، و هر نویسنده ای بر اساس تجربه و نوع نوشته خویش و شناختی که از خواننده دارد، از عنوان خاصی استفاده می کند و گاهی در یک نوشته ممکن است از چند نوع عنوان استفاده کرد.

انعطاف پذیری و تصرف در نحوه انتخاب عنوان، بستگی به مهارت نویسنده و ذوق او در نوشتن مقالات یا تنظیم گزارش ها دارد.معمولاً مطالب اصلی هر نوشته، زیر یک عنوان اصلی قرار می گیرد و سایر مطالب را بر حسب اهمیت و ربط منطقی می توان در زیر عنوان های فرعی آورد.

ترجیح داشتن ساده نویسی بر پیچیده نویسی

با سوادترین خواننده نیز در برابر یک رشته کلمات طولانی و پیچیده در می ماند و یا در فهم مطلب دچار تردید می شود. هر عقل سلیمی ساده نویسی را می پسندد و پیچیده نویسی را ناپسند می داند.

گاهی مناسب ترین کلمه یا عبارات، مشکل ترین و پیچیده ترین کلمه یا عبارت است، در آن صورت ناگزیر باید آن را به کار برد، ولی باید کوشید معادلی ساده برای آن برگزید. چنانچه گفتیم گاهی در نوشتن، ثانیه ها اهمیت پیدا می کند، در این صورت نوشته هر چه کوتاهتر باشد- چنانچه رسا باشد- بهتر است.

می دانستند و معتقد بودند آدم فاضل و عالم باید طوری بنویسد که « وقار و متانت » و پیچیده نویسی را « سبکی » روزگاری نه چندان دور، ساده نویسی را نشانه همه کسی نفهمد و بکوشد الفاظ غیر مصطلح و دور از فهم عمومی بکار برد، وگرنه از عوام شناخته نمی شود.

دکتر خانلری استاد مسلم زبان و ادبیات فارسی معتقد است:

زادن کلمه هنگامی است که ذهن افراد یک جامعه لفظی را برای بیان مفهومی می پذیرد. نحو آن عبارت است از این که معانی وسیع و متعددی به لفظ، » ارتباط داده شود، ناتوانی و بیماری کلمه آن است که دیگر آن کلمه بر آن معنایی که مقصود نویسنده است دلالت نکند و از آن تردید زاید. مرگ کلمه نیز زمانی فرا می رسد که اهل زبان دریابند دیگر نمی توانند مقصود خود را با آن بیان و به این ترتیب آن واژه ارزش واقعی خود را از دست می دهد.

به همان اندازه که واژه مشکل و پیچیده فهم مطلب را دشوار می کند، عبارات و جمله های طولانی و پیچیده نیز چنین است. اگر ناگزیریم چنین عبارات و جمله هایی را به کار ببریم، لازم است با استفاده از نشانه ها، فهم مطالب را برای خواننده آسان سازیم. هر جمله کوتاهی الزاماً زیبا نیست و هر جمله بلندی طبعاً زشت نیست، آنچه زشت است پیچیدگی و ابهام در کلام است. هنر نویسنده تنها در انتخاب لغات نیست، بلکه هنر بزرگتر او نحوه بکار گرفتن لغات و ترکیب آن است. ترکیبی که خوشایند باشد و پیام را بهتر و سریعتر برساند.

به این سه جمله توجه کنید:

• پرونده محکومین را منحصراً جهت ملحوظ افتادن آن جناب ارسال و اعاده آن ملحوظ این اداره است.
• از استقصاء موارد مطروحه تحاشی نکنید.
• او از راه تهکم بر توصیف من پرداخت.

چه لزومی دارد که انسان، خود و خواننده را به سنگلاخ انداخته، جمله های پیچیده و نارسا ردیف کند.حال آن که خیلی راحت به جای آن سه جمله می توانیم بگوییم:

- پرونده محکومین مسلماً ( قطعاً ) برای ملاحظه جنابعالی ارسال می شود، خواهشمند است بعد از مطالعه آن را برگشت دهند.

- از پژوهش درباره موارد مطرح شده سرباز نزنید.

- او از راه ریشخند مرا ستود.

خلاصه این که ساده نویسی بیشتر متوجه معنی است تا لفظ، عبارت پیچیده و کلمات نامأنوس، نوشته را از سادگی و روشنی منحرف و فهم معنی را برای خواننده، دشوار می سازد.

پرهیز از به کار بردن لغات و ترکیبات دور از ذهن و نامأنوس

اگر خواننده، معنای واژه هایی را که به کار رفته، نفهمد، مقصود شما را نیز درک نخواهد کرد.

« بند ما قبل آخر مندرج در ظهر ورقه » یا « ملائت شخص مورد نظر مسلم نیست »

چرا نگوییم:

« یک بند مانده به آخر، پشت صفحه » یا « دارایی (ثروت) آن شخص مسلم نیست »

با آوردن چنین عبارات یا جمله هایی، نه تنها شأن انسان بالا نمی رود، بلکه از مرتبه او کاسته می شود.

حال بعضی از لغاتی را که در نوشته و محاوره به کار گرفته می شود و برای خوانندگان و شنوندگان نامأنوس و ناآشنا است، به همراه معادل مأنوس و آشنای آن،یادآوری می شود.

بعضی از لغات نامأنوس و معادل شناخته شده آنها

ناآشنا آشنا

الحاق پیوستن

الحاقیه ضمیمه

بالعیان آشکارا

اسقاط افتادگی

محرران نویسندگان

مصاف جنگ

اضطرار پریشانی ( پریشان حالی )

سحاب ابر

مساعی کوشش ها

حشمت بزرگی

بالمآل ( مآلاً ) در نتیجه

آخرالامر ( بالاخره ) سرانجام

الان اکنون

الاهم فی الاهم به ترتیب اهمیت

٥ الی ١٠ ٥ تا ١٠

الی آخر تا آخر

الی غیرالنهایه تا بی نهایت

بالاتفاق با هم

بالبداهه یکباره ( بی اندیشه قبلی )

بالجمله خلاصه

بالذات ذاتاً

بالضروره ناگزیر، به ضرورت

بالعکس برخلاف، برعکس

بالفعل عملاً، تا کنون

بالمناسبه به مناسبت

بالمناصفه نصف، نصف

بالنسبه نسبتاً، به نسبت

بِ ر أیْ العین به چشم خود

بسمه تعالی به نام خدای بزرگ

بعینه عیناً

بلااراده بدون اراده، ناخواسته

بلاتکلیف درمانده

بلافصل مستقیم

بین ما میان ما

تحت الشعاع زیر تأثیر

حتی الامکان تا آنجا که می توان

حتی المقدور به قدر توانایی

حسب الأمر طبق دستور ( فرمان )

حسب المعمول معمولاً

دامت برکات بر دوام باد خوشبختی او

ذی حساب حسابدار

دی حق صاحب حق

ذی روح جاندار

ذی قیمت گرانبها

سوای جز

علی البدل جانشین

متوالی پیاپی

علی الخصوص به ویژه، مخصوصاً

علی الدوام پیوسته

علی الظاهر گویا، ظاهراً

عجالتاً فعلاً، اکنون

علی القاعده اصولاً

علی ای حال به هر حال

علی حده جداگانه

عندالاقتضاء در وقت مقتضی

عندالمطالبه هنگام مطالبه

فوق العاده بسیار، بیش از حد عادت

فی الجمله باری

فی الفور فوراً، بی درنگ

فی المثل مثلاً

فی المجلس فوراً

فی الواقع در واقع

کأن لم یکن در شمار عدم است، گویی نبوده است

کِانهُ گویا، گویی

کمافی السابق چنانکه بود

کَما کانَ همچنان

لااقل دست کم، اقلاً

لابد ناچار

لاجرم ناگزیر

لاطائل بی فایده- بیهوده

لا علاج ناچار

لامحاله ناگزیر

لایتغیر تغییر ناپذیر

لایتنامی بی پایان

لایزال ابدی

لاینفک جدا نشدنی

لذا از این رو

لکن ( لیکن ) اما، ولی

لهذا از این رو، بدین سبب

مابقی باقیمانده

شرح ماجرا جریان کار

ماحصل چکیده، خلاصه

مادام تا وقتی که

مافوق مقام بالاتر

ماقبل پیشین

آوردن حقایق، بی آنکه مبالغه شود

منظور از تنظیم هر نوع گزارش، رساندن پیام و بیان کردن حقایق و واقعیات است. در این رهگذر هر نوع مبالغه یا بیش و کم، خواننده را از هدف نویسنده دور می کند و پایه های اعتماد میان نویسنده و خواننده را سست می سازد.

اگر در طبیعت یک گزارش، مطالبی است که خود این مطالب برانگیزاننده احساسات خواننده است و مبالغه ای در آن صورت نگرفته است، چنین گزارشی منطقی و اطمینان بخش است، ولی اگر طبیعت گزارش، برانگیزاننده احساسات نیست ولی با تلاش دروغین نویسنده این تحریف و کژی صورت گرفته و خواننده را تحت تأثیر قرار داده است، چنین گزارشی، اساساً گزارش نیست، چه در گزارش سخن از مسؤولیت است.

گزارشی که از آغاز تا پایان به روشنی و سادگی تنظیم شده باشد، عملاً بهترین تأثیر را در خواننده می گذارد. بدیهی است تلاش نویسنده گزارش در نحوه ترکیب کلمات، انتخاب واژه ها، رعایت تقدم و تأخر مطالب، توجه به امر نشانه گذاری وسایر راهنماهای نگارش، وظیفه ای اجتناب ناپذیر است، ولی برانگیختن احساساتاگر مغایر با واقعیت باشدتمام تلاش نویسنده را خنثی و اجرش را ضایع خواهد ساخت و اعتماد خواننده را که در نتیجه گذشت زمان حاصل آمده است ازمیان خواهد برد.

نوشتن به صورت صحبت کردن نیمه رسمی

در نگارش باید کوشید همان گونه که در یک جلسه نیمه رسمی سخن می گوییم، بنویسیم، منظور از این راهنمایی آن است که افکار خود را با دقت و صراحت و در نهایت روشنی و کوتاهی ( بدون تکلف و سقوط در سنگلاخ الفاظ پیچیده و عبارات چند پهلو ) بنگاریم. تنها کافی است هر یک از ارکان جمله؛ فعل، فاعل، مفعول را سر جای خود بنشانیم.

در بعضی از زبان ها، زبان گفتار با زبان نوشتار چندان فرقی ندارد. مردم همان گونه می نویسند که سخن می گویند. اما در برخی از زبان ها، زبان گفتار با زبان نوشتار فرق می کند. هرچه زبان ادبیات ملتی پر بارتر و قدیم تر باشد، فرق میان زبان گفتار با نوشتار آن زبان بیشتر است. زبان فارسی از جمله زبان هایی است که شکل گفتاری آن با شکل نوشتاریش تفاوت دارد. زبان گفتاری در هر شهر، بلکه در هر روستا فرق می کند، حال آنکه زبان نوشتاری در همه جا یکسان است. اگر در نگارش روی زبان گفتاری نیمه رسمی تکیه می شود. مقصود آوردن زبان گفتاری نیست، بلکه هدف رعایت سادگی زبان گفتاری در زبان نوشتاری است. بدیهی است می نویسیم" نظرم این است » : هرگز در نوشته خود نمی آوریم « نظرم اینه » :

در زیر نمونه هایی از جملات خیلی رسمی به نیمه رسمی تبدیل شده، به طوری که به شیوایی زبان هم لطمه ای وارد نشده است، ذکر می کنیم.

جملات خیلی رسمی جملات نیمه رسمی

اهتمام خواهد نمود. خواهد کوشید.

نظر عالی را به این نکته معطوف می دارم. نظر شما را به این نکته جلب می کنم.

چک ارسالی را با نهایت امتنان اشعار می دارد. چک شما رسید. متشکرم.

گزارش نویسی 6

آراستن یک گزارش برای تأکید بیشتر روی نکات مورد نظر و بنا کردن امکانات بصری که بحث شما را پشتیبانی کند از تکنیک های مهم گزارش نویسی است.

طراحی مناسب برای گزارش از طریق استفاده به جا از موارد زیر فراهم می آید:

- استفاده از دایره ها یا مربع های توپر کوچک

- خط کشیدن زیر نوشته ها

- استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ

- عنوان بندی

- امکانات بصری مؤثر

- تأکید بر بعضی نتیجه گیری ها از مطالب

- نمایش و سازماندهی پایه های پیچیده

ابزار نگارش مثل دایره ها یا مربع های توپر، خط کشیدن زیر نوشته ها، استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ و عنوان بندی می تواند به تمرکز و توجه خواننده کمک کند. زیرا:

• نکات اصلی را تقویت می کنند.
• بر شکل گیری منطقی بحث تأکید می نماید.
• بخش های طولانی را تفکیک می کنند و نمایش یک صفحه را بهبود می بخشند.

تقویت نکات اصلی

در هر یادداشت کوتاه و در هر بخش از یک گزارش بلند، اکثر متن، عبارات پشتیبانی کننده بوده، تنها یک یا دو نکته اصلی است که نویسنده می خواهد خواننده آن را به خاطر داشته باشد. این ها نکاتی هستند که به موضوع شکل و ساختار می دهند، توسعه و تداوم بحث را نشان می دهند، یا بحث قبلی را خلاصه می کنند. رها کردن این نکات به صورت معمولی در بدنه متن، اهمیت آن ها را کم رنگ تر می کند.

دایره ها یا مربع های توپر، خط کشیدن زیر جملات، حروف بزرگ و پر رنگ، خواننده را به سمت نکات اصلی گزارش می کشاند. ابزاری که انتخاب می کنید به نکته ای که می خواهید بیان سازید بستگی دارد.

همچنین این علایم ممکن است در یک عبارت آغاز کننده برای مشخص کردن عناوین به کار رفته در گزارش مورد استفاده قرار گیرند.

به این مقدمه- که در یک گزارش آمده- توجه کنید:

اگر چه ما در پنج سال گذشته با سرمایه گذاری در استفاده از تکنولوژی جدید و بهبود کارآیی، گام های بزرگی برداشته ایم، ولی برای رسیدن به صرفه جویی کامل » باید:

• ورود، ذخیره و خروج داده ها را مکانیزه کنیم.
• «. فعالیتهای خود را بر اساس خطوط تولید از نو سازمان دهیم

این عبارت های مقدمه، بطور واضح و روشن به خواننده می گوید که دو اصل مهم در صرفه جویی چیست و گزارش چگونه تنظیم خواهد شد و نیز بحث مکانیزه کردن بر سازماندهی دوباره پیشی می گیرد.

خط کشیدن زیر عبارتها راه دیگری برای توجه خواننده است. این روش به خصوص وقتی مناسب است که« عبارت » طولانی باشد و این امکان وجود داشته باشد که نکته برجسته مورد نظر نویسنده در میان عبارت ها و جملات پاراگراف از نظر خواننده پنهان بماند.

وقتی که زیر یکسری از نظرات در یک بخش خط می کشید، باید همه نظرات و ایده هایی که زیر آن ها خط کشی شده دارای اهمیت مساوی بوده و در یک سطح از خلاصه نویسی قرار داشته باشند.

خط کشیدن زیر یک نکته اصلی و سپس خط کشیدن زیر نکات تأیید کننده، خواننده را گیج کرده و به جای تأکید، او را از بحث اصلی منحرف می سازد. در یک گزارش کوتاه جمله هایی که زیر آن ها خط کشیده شده می توانند جایگزین عناوین بخش ها شوند، و این وقتی است که بحث اصلی نتواند به یک عبارت کوتاه کاهش یابد.

استفاده از حروف بزرگ و پر رنگ به عنوان یک ابزار بصری نگارش، می تواند به طور مؤثر در یک سری و مجموعه ای از عوامل استفاده شود.

کمک به خواننده برای دنبال کردن بحث:

عنوان بندی مثل استفاده از دایره ها و یا مربع های توپر و حروف بزرگ و پر رنگ توجه خواننده را جلب کرده، متن را تقسیم می کند. علاوه بر این که عنوان بندی به عنوان علایم راهنما، این هوشیاری را به خواننده می دهد که یک موضوع جدید در حال آغاز است و به آن ها می گوید که چگونه موضوع، به بخش های دیگر گزارش مربوط می گردد.

عنوان بندی معقول و مناسب نوشته ها، به خواننده چارچوب بحث را نشان می دهد. چون اغلب مدیران فقط عناوین را می خوانند، یک نویسنده خردمند از آن ها برای ساخت نکات اصلی گزارش خود استفاده می کند.

اگر سازمان شما روشی خاص برای عنوان بندی مشخص نمی کند، می توانید روش مخصوص به خود را با توجه به قواعد ذیل شکل دهید:

• هر عنوان یا زیر عنوان باید به طور معنی دار مطالبی را که دنبال م یکند، توضیح دهد.

• هر عنوان باید به تنهایی و به خودی خود قابل درک باشد.

• در داخل هر بخش، عناوینی که دارای یک سطح از کلیت است، باید ساختار همسنگ داشته باشد.

• عناوین باید قالب سازگار را دنبال کنند.

عناوین ایجاد توقع می کند؛ عناوین با مشخص کردن ایده هایی خاص، خواننده را در انتظار می گذارد.اگر چه متن را تقسیم می کنند،ولی به خواننده، هیچ چیز در مورد بحث نمی گویند.

به طور مثال در گزارشی که درباره مواد سمی در کودهای شیمیایی تهیه شده است. عناوینی مثل « ملاحظات بلند مدت » و « ملاحظات کوتاه مدت » نسبت به عناوینی نظیر « ملاحظات » و « خلاصه » ، « تاریخچه » کم ارزشترند. « برنامه های بلند مدت، مسمومیت را حذف خواهد کرد » و « اقدامات اولیه می تواند مسمومیت را کاهش دهد »

عناوین باید به تنهایی معنی دار باشند. هر عنوانی باید بدون مراجعه به متن قابل درک باشد، تا خواننده ای که از گزارش سطحی می گذرد، بتواند از طریق عناوین، مطلب را دریابد. بنابراین هر عنوان باید شامل فعلی باشد که به وسیله بحث قابل استنتاج باشد. علاوه بر این، عناوین، نباید دارای واژه های تعریف شده در متنی که بعد از عنوان می آید باشد.

عناوین باید همسنگ باشند، به عبارت دیگر عناوین و زیر عنوان ها در هر عنوان، باید قالب و فرم همسنگی داشته باشند، به بیان ساده عناوین در بخش های نزدیک و وابسته، باید از لحاظ ساختاری مشابه باشند تا نشان دهند که آن بخش ها به یکدیگر مرتبط هستند.

عناوین بحث در مورد یک فرآیند باید شبیه عناوین ذیل باشند:

- عملیات جاری کارخانه را ارزیابی کنید.

- سیستم گردش کار در خط مونتاژ را باز نگری کنید.

- فعالیت های تبلیغاتی را از نو بسنجید.

همه عناوین بالا دارای فعل معلوم هستند.

گروه عناوین ذیل ناموزون اند:

- ارزیابی عملیات جاری کارخانه

- بازنگری سیستم گردش کار در خط مونتاژ

- سنجش مجدد فعالیتهای تبلیغاتی

علاوه بر این، استفاده از اسم در عنوان آخر به جای یک جمله، نشان دهنده ارتباط نداشتن بخش سوم با دو بخش قبلی است، خوانندگان غالباً به ساختارهای همسنگ به عنوان یکی از نشانه ها و کلیدهای ارتباط و همبستگی نگاه می کنند.

عناوین باید یک قالب سازگار را دنبال نمایند. محل قرارگیری روی صفحه و اندازه ماشین شده عناوین، اهمیت موضوع را برای خواننده مشخص می کند. عنوانی که جای مناسب خود را از دست داده، پیامی اشتباه برای خواننده در برخواهد داشت. ناسازگاری مشخص می نماید که نویسنده توجه کافی به جزئیات نمی کند.

برای اجتناب از هر سر در گمی، می توانید ورقه ای تهیه کرده، در آن شکل کلی و دلخواه تنظیم عناوین را، مشخص کنید. سپس ماشین نویس شما یک مرجع خواهد داشت و شما از پرداختن به توضیحات در نیمه راه گزارش اجتناب می کنید.

برای یک گزارش خیلی طولانی ممکن است اندازه عناوین را با یک دایره که در آن الف، ب، ج آمده است. مشخص کنید که نشان دهنده ارزش و اهمیت آن ها است. در آن صورت ماشین نویس به کلیدراهنما بر روی ورقه نگارش رجوع می کند.

جذاب کردن موضوع

صفحه های یک متن پیوسته، کسل کننده است. این متن ها افکار خواننده را سرگردان می کند. می توانید اگر ممکن باشد صفحه را با قرار دادن عناوین و یا با گذاشتن بعضی از اطلاعات به صورت جدول ها یا نمودارها، شکسته و آن ها را از پیوستگی خسته کننده برهانید. البته نباید اجازه دهید که زیبا کردن بی جهت، نحوه آرایش مطالب شما را به سمت تأکید بر نکات فرعی یا انحراف بحث سوق دهد.

از آنجا که ابزار و تکنیک های نگارش نقش مهمی در تمرکز داشتن خواننده و رساندن بهتر پیام شما دارد، مهم است که در استفاده از آن ها کمال دقت را داشته باشید. می توانید توفیق خود را در این زمینه، با سرعت و با ناقدانه نگاه کردن به گزارش یا مرور عناوین و نکات برجسته، ارزیابی کنید.

- آیا صفحه ها جذاب است؟

- آیا عناوین، موضوع را مطرح می کند؟

- آیا نکات اصلی که خواننده باید به خاطر بیاورد در بدنه متن برجسته شده اند؟

بعضی از گزارش ها یا یادداشت های خود را بازنگری کنید، و ببیند:

- آیا می توانید از دایره ها و یا مربع های توپر سیاه، خط کشی زیر بعضی عبارت ها یا حروف بزرگ و پر رنگ برای تأکید بهتر استفاده کنید؟

- آیا نحوه نمایش سازگار است؟

- آیا لازم است هیچ یک از عنوان ها تغییر کند؟

- چیزی را که هم اکنون در حال نوشتن هستید بخوانید، آیا می توانید آنرا با تأکید بر نکات اصلی بهبود ببخشید؟

- با افزودن چطور؟

ساختن نکات بصری- جدول ها و نمودارها

نکات بصری که در گزارش های مربوط به مدیریت عموماً نمودار نامیده می شود بخشی ضروری در هر گزارش بلند و بسیاری از گزارش های کوتاه است. طراحی این نکات بخشی از وظیفه شما به عنوان یک گزارش نویس است.

خیلی از نویسندگان در زمینه مسائل مدیریت، جدول ها یا نمودارها را که شامل دیاگرامها است به عنوان بخشی از فرآیند حل مسأله مطرح می سازند. نویسندگان دریافته اند که این جدول ها و نمودارها در کشف روابط مهم و یا معنی دار بودن روندهایی که در غیر این صورت نادیده گرفته می شدند، به آن ها کمک زیادی می کند.

گزارش نویسان با تجربه، قبل از نوشتن متن اولیه، نمودارهایی پیش نویس می کنند، حتی اگر از آن ها به عنوان ابزار حل مسأله استفاده نکنند.

ساختن نمودارها و جدول ها در این مرحله به شما اجازه می دهد که نتیجه گیری را کنترل کنید. وقتی که با نمودار کار می کنید ممکن است ارتباطی که قسمتی از بحث خود را روی آن بنا کرده اید، کم رنگ شده، یا حتی غیر معقول به نظر آید.

برای مؤثرترین استفاده از نمودارها باید:

- آن ها را با زیرکی و هوشیاری به کار بگیرید.

- فرم و شکل مناسب را انتخاب کنید.

- به خواننده بگویید چرا نمودار مهم است.

- سادگی آن را حفظ نمایید.

- اطمینان حاصل کنید که نمودار به تنهایی گویاست ولی آن را به متن پیوند بزنید.

- کنترل کنید نمودار، اشتباه راهنمایی نکند.

- محصول تکمیل شده را ارزیابی کنید.

جدول ها و نمودارها را با زیرکی و هوشیاری به کار بگیرید:

نویسندگان گزارش های مدیریتی ممکن است با استفاده بیش از حد از نمودارها ارزش آن ها را از بین ببرند. این کار ممکن است به دو دلیل صورت گیرد:

اولاً آن ها امیدوارند که متصل کردن و ضمیمه کردن اوراق متعدد از نمودارها و گراف ها جایگزین یک بحث تنظیم شده و متقاعد کننده گردد.

ثانیاً آن ها سرمایه گذاری سنگینی از زمان و انرژی برای ساختن نکات بصری به عنوان بخشی از فرآیند حل مسأله انجام داده اند و نسبت به دور انداختن هر یک از آن ها بی میل هستند.

اگر می بینید که تمایلات فوق در شما وجود دارد خود را تحت فشار قرار دهید تا جلوی زیان های بعدی را بگیرید.

نمودارها و جداول نمایشی، مانند ابزار نگارش که قبلاً بحث شده مهیج هستند، چون که به چشم می آیند. اضافه کردن نمودارهای غیر ضروری سبب بی ارزش شدن نمودارهایی می شوند که بر مهمترین نکات تأکید کرده اند.

یک بار دیگر به خواننده فکر کنید و تنها آن ابزار گرافیکی را استفاده کنید که:

١. اطلاعات پیچیده را به سادگی و روشنی نمایش می دهند.

٢. بر نکات مهم در بحث تأکید می کنند.

همیشه مطالب قابل ارایه را- اگر در وقت خواننده صرفه جویی کرده و نکات شما را مؤثرتر می کند- به صورت جدول یا گرافیک در نظر بگیرید. استفاده از نمودار نه تنها اطلاعات پیچیده را مختصر و مفید می کند، بلکه بر روابط و نسبت های مهم تأکید می نماید.

مجبور کردن خواننده برای مشخص کردن و معنی دار بودن جریانی از اطلاعات پر حجم ( و غیر قابل هضم ) وی را وادار می کند که کار شما را برای شما باقی بگذارد و ممکن نیست آن ها به نتیجه ای که شما انتظار دارید برسند.

« به این جملات از گزارش یک نویسنده توجه نمایید »

در آمدها طی ٥ سال گذشته ا ز ٥٠ میلیون تومان در سال ١٣٧٠ به ٦٠ میلیون تومان، در سال ١٣٧١ و به ٧٢ میلیون تومان، در سال ١٣٧٢ و به ٨١ میلیون تومان، در سال «. ١٣٧٣ و به ١٠٠ میلیون تومان، در سال ١٣٧٤ رشد کرده است .

نویسنده می توانست نکته را بدین ترتیب بیان نماید تا مؤثرتر باشد: در آمدها که طی ٥ سال گذشته دو برابر شده اند، سال ١٣٧٣ از رشد قابل توجه ای برخوردار بوده است. نمودار زیر را که نشان دهنده نحوه رشد ٥ سال گذشته است » ببینید:

درآمدها در طی ٥ سال دو برابر شده است.

گزارش نویسی 5

تجدیدنظر مدت زمانی که صرف بررسی، انتقاد و تجدید نظر می شود، مرحله چهارم گزارش نویسی را شامل می گردد. بعد از آنکه کار نگارش به پایان رسید و تمامی جریانات فکری مربوطه، بر اساس اطلاعات جمع آوری شده و ( طرح از پیش تنظیم شده بر روی کاغذ آمد نوبت به این می رسد که مروری دوباره بر آن داشته باشیم و ببینیم که: آیا مطالب به دنبال هم و مرتبط با هم نوشته شده اند؟) آیا احتیاج هست که جای بندها را عوض کنیم؟ آیا اصول نگارش تماماً رعایت شده اند؟ آیا از علامت گذاری به درستی و به جا استفاده شده است؟ آیا مطالب نوشته شده، صریح، ساده، کوتاه و درست می باشند؟ آیا به املاء صحیح کلمات توجه شده است؟ و بالاخره آنچه که در مورد گزارش نویسی مطرح است، در گزارش ما رعایت گردیده است یا خیر؟ و چنانچه نقصی یا نقائصی در کار بود، به اصلاح آن ها می پردازیم تا گزارش ما خالی از اشکال بوده و مشکلی را ایجاد ننماید. در حقیقت بدون ارزیابی و تجدید نظر آن چه به نگارش در آمده، ممکن است زحمات نویسنده گزارش به هدر رود و نتیجه مطلوب عاید نگردد. پیروی از چهار مرحله مذکور، اجتناب ناپذیر است. اگر شخص به درستی از آن ها پیروی نماید و مرحله ای را با مرحله دیگر مخلوط نکند، متوجه خواهد شد که گزارشش از طرح و شکل هوشمندانه ای برخوردار است و می تواند هدفی را که بدان منظور نوشته شده است تحقق بخشد. توجه دقیق به هنگام بررسی و انتقاد و تجدید نظر در آنچه شخص می نویسد موجب پیشرفت او می گردد. پرسشنامه برای مرور و تجدید نظر در نوشته تجدید نظر اول: گزارش را از نظر مطالب و مواد مندرجه بررسی کنید: - آیا حاوی اطلاعات کافی می باشد؟ - آیا مثالهای بیشتر لازم است؟ - آیا حقایق، نیاز به شرح بیشتری دارد؟ - آیا منابع اطلاعاتی، بهترین منابع قابل دسترس است؟ - آیا بیشتر از اندازه مطلب گنجانیده شده است؟ - آیا نوشته منطقی می باشد؟ تجدید نظر دوم گزارش را از نظر مؤثر بودن و ترتیب کلی آن بررسی کنید: - آیا موضوع به طور واضح بیان شده است؟ - آیا موضوع به مراحل و روشن تقسیم شده است؟ - آیا ربط بین مراحل واضح است؟ تجدید نظر سوم نوشته را از نظر جمله بندی، انتخاب لغت، طرز تحریر، نشانه گذاری و شیوه خط فارسی بررسی کنید: - آیا جمله ها صحیح و مؤثر می باشند؟ - آیا با ایجاد تنوع در طول جمله، از یکنواختی احتراز شده است؟ - آیا کلمات به جای اینکه مفاهیم کشدار و مهم داشته باشند، دارای معانی قطعی و روشن هستند؟ - آیا اسلوب تحریر، مناسب است؟ - آیا با حذف زائد و تعویض افعالی که در وجه مفعولی به کار رفته اند به افعال در وجه فاعلی، می توان جمله ها را بهتر و روشن تر نمود؟ - آیا اصول و قواعد نشانه گذاری و شیوه خط فارسی در گزارش به صورتی رعایت شده است؟ ضعف نکات یک گزارش ١. ضعف انشاء و جمله بندی و سبک که موجب نارسایی گزارش می شود. ٢. ترکیب غلط از نظر فصل بندی و پاراگراف بندی موضوعات که گزارش را مغشوش و گمراه کننده می سازد. ٣. روش تحقیق نادرست و غیر اصولی که نتیجه اش ارایه گزارش اشتباه آمیز یا مشکوک و غیر کافی است. ٤. عدم دقت در ارایه مطالب که به گزارش خلل وارد می سازد و ای بسا که حقیقتی را وارونه جلوه دهد و سرنوشت فرد یا افرادی را دگرگون سازد.

گزارش نویسی 4

نگارش مقدمه پس از آن که کار در مرحله اول و دوم گزارش نویسی پایان گرفت، آنگاه نوبت مرحله ی سوم که نگارش گزارش باشد فرا می رسد. در مرحله اول کوشش ما این بود که مواد و مصالح گزارش را فراهم کنیم، که بیندیشیم که چه می خواهیم، چرا می خواهیم و برای که می خواهیم. در مرحله دوم در این کار بودیم که ساختار گزارش باید دارای چه صورت و قالبی باشد. در مرحله سوم می خواهیم آن مواد و مصالح را که به درستی و با دقت و به اندازه کافی فراهم کرده ایم بر اساس ساختاری که از پیش طرح آن را ریخته ایم به کار بریم و عملاً ساختمان گزارش را بنا نهیم. این مرحله از مهمترین مراحل گزارش نویسی است زیرا به منزله سند محسوب می شود و بنابراین باید بکوشیم که این سند حدالامکان بی عیب و نقص از کار درآید و نقش خود را در پیشبرد هدفی که به خاطر آن گزارش تهیه شده ایفا نماید. در مرحله نگارش ما با چهار مسأله روبرو هستیم: ١. تهیه پیش نویس ٢. مسأله سبک نگارش ٣. مسأله کلمات و جملات ٤. مسأله پاراگراف ١- تهیه پیش نویس کمال مطلوب آن است که بدون تردید و تأمل، محتوای گزارش را ضمن تمرکز کامل فکر، روی یک یا چند صفحه کاغذ به عنوان پیش نویس بیاوریم، هیچ نویسنده تازه کاری، هر چند کارهای مقدماتی و طرح ریزی را به درستی انجام داده باشد، نباید انتظار داشته باشد که نوشته اش در همان وهله ی اول بی عیب و نقص باشد. بنابراین تا زمانی که مهارت پیدا نکرده ناچار به تمرین زیاد و تهیه پیش نویس است تا بدین وسیله بتواند بعداً تغییرات و تجدید نظرها را در آن معمول دارد. در پیش نویس ممکن است رعایت نقطه گذاری، قواعد دستوری، جمله بندی و رسایی کلام زیاد رعایت نشده باشد ولی برای نویسنده فرصت کافی هست تا تمام نقص ها را برطرف کند و اصلاحات لازم را به عمل آورد. پیش نویس به منزله اسکلت و ستون فقرات گزارش است و هنوز از گوشت و پوست و ظرافت ها و نکته سنجی ها بی بهره است و کارهای زیاد دیگری باید بر آن انجام گیرد. نویسنده گزارش باید هنگام تهیه پیش نویس نکات زیر را مورد توجه قرار دهد: - فاصله میان سطرهای پیش نویس دو تا سه سانتی متر باشد تا تغییرات و تجدید نظرها را بتوان در آن وارد کرد. معمولاً پیش نویس را باید یک سطر در میان نوشت. - تا آنجا که ممکن است پیش نویس، خوانا باشد و زیاد قلم خوردگی نداشته باشد. - زیر مطالبی که باید درشت و برجسته نوشته شود، باید خط ممتد کشیده شود. - حاشیه چهار طرف صفحات پیش نویس باید ٣ تا ٥ سانتی متر باشد تا در صورت لزوم محل کافی برای مطلب اضافی وجود داشته باشد. - روی تمام پیش نویس جایی برای شماره صفحه تعیین و شماره ها همیشه در همان محل درج گردد. - در صورتی که پس از شماره گذاری لازم شود یک یا چند صفحه به پیش نویس اضافه گردد برای جلوگیری از اشتباه بهتر است از شماره تکراری استفاده شود، مثال: ١٤-١ ١٤-٢ ١٤-٣ پس از اتمام کار پیش نویس، گزارشگر می تواند به متن نهایی بپردازد. ٢- سبک نگارش گزارش باید با سبکی بدیع، خلاق، روشن و دقیق ارائه گردد. نویسنده گزارش باید بکوشد حین این که جنبه علمی و رسمی گزارش حفظ می شود حالت خشکی و بی روحی در آن نمودار نگردد. گر چه گزارش چندان جنبه ادبی ندارد لیکن شک نیست که اگر نویسنده بتواند سادگی و دقت را با زیبایی بیان همراه کند به ارزش و قابلیت قبول گزارش می افزاید. یک سبک روان، روشن و گویا کمک بزرگی به جالب نمودن و رسایی مطلب می کند. نویسنده گزارش باید با به کار بردن سبکی مناسب مطالب خویش را ساده و در عین حال گویا و خالی از لغات و عبارات سنگین و دور از ذهن خواننده گزارش نماید. امروزه در گزارش نویسی کلمات ثقیل جای خود را به کلمات آشنا، ساده و مورد استفاده روز داده است. گزارش نویس باید بکوشد که از نکات ضعف زیر پرهیز کند: الف- به کار بردن کلمات و جملات اغراق آمیز مانند: هرگز، بی نهایت، یک دنیا ب- به کاربردن کلمات و جملاتی که حس اطمینان دور از عقل و منطق در خواننده ایجاد می کند مانند:” بدون ذره ای شبهه باید گفت ” ج- برانگیختن احساسات خواننده مانند: ” کوته فکران این طور فکر می کنند ” یا ” خود را به جای من بگذارید” د- جنبه تبلیغاتی دادن به گزارش: ” هر شخص عاقلی می پذیرد که ... ” ه- قضاوت بیجا و- اعمال احساسات شخصی در گزارش و در نتیجه دادن جهت خاصی به گزارش ز- سعی در قبولاندن مسایل بدون ارایه دلایل منطقی با ادای جملاتی مانند:” بدیهی است که” یا ” لازم به گفتن نیست ” و ” همه کس می داند که ... ” و از این قبیل ح- استدلال غلط ط- نارسایی و بی دقتی در مقابل پرهیز از نکات فوق، نویسنده باید نکات زیر را رعایت کند: الف- کامل بودن در عین اختصار ب- واضح و روشن بودن جملات ج- سادگی و رسایی ٣- کلمات و جملات جمله مجموعه ای از کلمات است که بر روی هم پیامی را می رساند. هر جا جمله تمام شود، نقطه می گذاریم. از لحاظ معنی و مفهوم، جمله پنج گونه است: اخباری- پرسشی- امری- تعجبی یا عاطفی. از لحاظ فعل، جمله یا ساده است یا مرکب. از لحاظ کمال در معنی، جمله یا ناقص است یا کامل. از لحاظ ارتباط با جملات دیگر، جمله یا مستقل است و یا پیرو. اصولی که در جمله باید رعایت شود: الف- اصل وحدت یک جمله باید فقط شامل یک مضمون و نکته اصلی باشد. این اصل در عین سادگی دارای اهمیت بسیار است. حتی اگر مسایل مربوط به ایده و مضمون اصلی درجملات پیرو ذکر گردد وحدت جمله و اصلیت مضمون واحد آن نباید از بین برود. به منظور حفظ وحدت جمله نکات زیر باید مورد توجه قرار بگیرد: اول- هیچ یک از نکات لازم برای قابل درک نمودن مفهوم و فکر اصلی نباید از جمله حذف شود. دوم- هیچ نکته اضافی و غیر لازم در جمله گنجانیده نشود. سوم- قواعد صحیح دستور زبان از نظر فاعل و فعل، مفعول و غیره به دقت مورد توجه قرار گیرد. چهارم- روابط بین مضمون و ایده های اصلی و فرعی با به کار بردن حروف ربط صحیح و به جا نشان داده شود. در این مورد نکته ضروری آنست که حروف ربط تنها به منظور ارتباط دو عبارت به کار نمی رود بلکه وظیفه اساسی و مهم آن ها در عین ایجاد ارتباط بین عبارات، نشان دادن نحوه ی ارتباط آن ها است مثلاً دیده می شود که از حروف ربط ”و” و ” از” بیجا و به صورت غلط استفاده می شود به طوری که ارتباط عبارات را آن گونه که مورد نظر است نمی رساند. مانند جمله مقابل: ” او کوشش خواهد کرد و از هر موقعیت برای تحصیل استفاده خواهد نمود.” پنجم- چون جمله باید نماینده فکر و مضمونی باشد که در بر دارد لذا باید افکار مستقل را در ترکیب جملات مستقل و افکار فرعی را در جملات فرعی و تبعی قرار داد. ششم- نباید در میان جمله، جهت فکر را بیش از یک بار تغییر داد. در غیر این صورت رشته افکار اصلی و فرعی از دست می رود و در ذهن خواننده اغتشاش به وجود می آورد و سر رشته مطلب را از دست او می گیرد. هفتم- باید از به کار بردن کلمات ” که ”، ” کسیکه ”، ” .... یکه ”، ” آنکه ” و امثال آن ها در یک جمله پشت سر هم اجتناب کرد تا جمله گنگ، نارسا و پیچ در پیچ نشود و مانند جمله زیر از آب در نیاید: ” آن مرد، چنان که دیروز دیدید، همان جایی که دو اتومبیل تصادف کردند، که الحمدالله بخیر گذشت، بالای خیابانی که منزل پدر شما در آن جا است، آن کسی که چند بار درباره او با هم صحبت کرده ایم، جان سالم به در برده است. ” هشتم- از نوشتن جملات دراز که حفظ معانی و درک ارتباط بین فاعل و مفعول و مراجع ضمیر را مشکل می سازد باید پرهیز کرد. نهم- باید از علائم نقطه گذاری به نحو دقیق و صحیح استفاده کرد تا معانی جملات تغییر نکند ( به ضمیمه مربوط به نقطه گذاری مراجعه شود ) ب- اصل ربط کلمات و قسمت های جمله باید چنان به هم متصل و مرتبط باشند و با یکدیگر ترکیب شوند که معنی اصلی و مورد نظر خود را از دست ندهند. رعایت اصل ربط درجمله سبب می شود که جمله دو پهلو، مبهم و بی معنی نگردد. برای حفظ اصل ربط نکات زیر باید مورد نظر قرار گیرد: اول- کلمات را به ترتیب صحیح در جمله قرار داد و به خصوص در به کار گرفتن قیود و وجوه وصفی باید دقت خاصی نمود. قیود و کلمات وصفی را باید نزدیک کلمه ای که آن را وصف می کند، قرار داد. مثلاً با به کار گیری کلمه قیدی ” فقط ” در جاهای مختلف جمله زیر معانی کاملاً متفاوتی بدست آورد. ” او می تواند از رئیس بانک برای مصاحبه وقت بگیرد.” دو پهلویی و دو معنایی جملات که گاهی به خاطر ایجاد ظرافت های ادبی مورد استفاده است در گزارش نویسی می تواند موجب سوء تفاهم و اشتباه گردد و ناگزیر باید از آن پرهیز کرد. جملات زیر هر کدام دارای دو معنای مختلف هستند: ” من تو را از پدرت بیشتر دوست دارم.” ” منتقد پنج غلط از مقاله او گرفت که اتفاقاً همه درست بود.” دوم- باید همیشه هر فعل و عمل را به فاعل آن ربط و نسبت داد نه مانند جمله زیر: ” شما می توانید پس از بسته بندی کالای خود را تحویل بگیرید.” سوم- اگر چند مطلب از نظر خصوصیات دستوری در یک ردیف و هم وزن باشند باید برای ارائه آنها در جمله از حروف ربط وجه فعل طوری استفاده کرد که ارتباط و هم وزنی آن ها حفظ شود. جملات زیر نشان دهنده از بین رفتن هم وزنی است: ” آغاز سال مالی، هنگام مناسبی برای سرمایه گذاری مجدد این که موجودی کاملاً گرفته شود می باشد.” ” خرید، فروش و وصول کردن مطالبات هر سه دارای اهمیت فراوان است.” چهارم- اگر در جمله مقایسه ای صورت گرفته باید از تکمیل آن مطمئن شد، نباید مقایسه را به صورت ناقص تمام کرد. جمله غلط: ” منزل شما در تهران زیباتر از کاشان است.” پنجم- به کار بردن ضمایر دارای اهمیت بسیار است. جملات را باید به گونه ای نوشت که یک ضمیر به دو اسم راجع نشود و اسم مربوط به ضمیر مشخص باشد. جمله مبهم: وقتی معلم با شاگرد صحبت کرد او اطمینان یافت فردا مدرسه تعطیل است. ج- اصل تأکید تأکید، جمله را محکم و اطمینان خواننده را نسبت به آن بیشتر می کند. تأکید یعنی قرار دادن مطالب و افکار مهم جمله در محل مناسب به طوری که به گیرایی جمله کمک کند. آن چه که درباره جا و نحوه تأکید در ساختار گزارش ( مرحله دوم ) گفته شد در مورد جملات نیز صادق است. به طور خلاصه تا آنجا که به نگارش کلمات و جملات مربوط است نکات زیر باید رعایت گردد: ١- صریح نویسی یعنی خودداری از بکار بردن لغات و اصطلاحات مبهم و کلماتی که دارای معانی قطعی نیستند. مثلاً: ننویسیم بنویسیم خیلی زود فردا ساعت ٣ بعد از ظهر خیلی ٩٠ %- ده کیلو- یکصد نفر اکثریت ٥١ %- یا ٨٧ در جملات و عبارات نیز باید صریح نوشت. مثلاً به جای استفاده از وجه مجهول مانند: ” گفته شده است ” یا ” تصمیم گرفته شده است ” باید نوشت مثلاً ” رئیس اداره حسابداری گفته است ” یا ” مدیر کل تصمیم گرفته است ”. مورد استثناء، وقتی است که واقعاً فاعل مشخص نباشد و یا نتیجه عمل مورد نظر باشد و نه کننده آن. صراحت در بیان، موجب رفع سوء تفاهم و تفسیر مختلف از جملات خواهد شد. ٢- ساده نویسی یعنی: ننویسیم بنویسیم ذی قیمت گران بها بالمره به کلی، به یکباره ذی روح جاندار ٣- کوتاه نویسی ( ایجاز ) - حذف کلمات و اصطلاحات تکراری - احتراز از همانگویی و تکیه کلام - حذف مطالب زاید که کمکی به درک بهتر گزارش نمی کند. در مورد جملات و عبارات نیز باید صراحت، ساده نویسی و کوتاه نویسی رعایت شود. ٤- فصاحت و بلاغت کلام فصیح کلامی است که زیبا و دلپسند باشد و کلام بلیغ یا رسا کلامی است که جامع و مانع، روشن و خالی از ابهام باشد. هر کلمه بلیغی فصیح هست. ولی هر کلمه فصیح لزوماً بلیغ نیست. بهترین تعریف در مورد فصاحت و بلاغت منقول از حضرت علی (ع) است که فرموده اند: ” خیر الکلام ما قلّ و دلّ ولم یمل ” ” یعنی بهترین سخن آن است که در عین کوتاهی بر تمام مقصود گوینده دلالت کند و هرگز ملال نیاورد.” ٥- روش های کوتاه کردن جمله الف- به کار بردن ویرگول، نقطه ویرگول به جای حروف ربط ب- حذف کلمات مترادف ج- حذف صفات و قیود غیر لازم ( به نمونه هایی که در صفحه بعد داده شده مراجعه نمایید). ٦- درست نویسی شامل: الف- رعایت دستور زبان فارسی و موارد مهم آن مانند مطابقت فعل با فاعل، روشن بودن ضمیر مرجع، حذف فعل با قرینه و استفاده درست از زمان فعل و مواردی دیگر که در بخش مربوط به اصول جمله ذکر گردید. ب- استفاده از علامت گذاری رعایت شیوه املاء فارسی ج- لحن محاوره ای- نیمه رسمی مقصود از به کار بردن لحن محاوره ای این نیست که کلمات را به طور شکسته بنویسیم مثلاً به جای ” نان” ” نون ” یا استفاده از کلمات عامیانه در گزارش نویسی قابل قبول نیست، بلکه منظور، صفا، سادگی، بی تکلفی، صراحت و کوتاهی مورد استفاده در محاوره است، که همین ویژگی نیز باید در گزارش به کار رود. در گزارش نویسی محلی برای اظهار فضل، قلمبه گویی، اغراق های بیهوده و قلم فرسایی نیست. یک نسخه مهم برای تنظیم یک گزارش خوب د: دقت و: وضوح دوا ا: اختصار نمونه کلماتی که حذف آنها از معنا چیزی نمی کاهد و از درازای کلام جلوگیری می کند با مراجعه به سوابق گذشته با مراجعه به سوابق به طرف بالا صعود کرد صعود کرد ( بالا رفت ) عقیده عمومی بسیاری از مردم عقیده عمومی نکات اساسی مهم نکات اساسی یا نکات مهم از همه طرف احاطه شده احاطه شده عیناً مساوی مساوی کاملاً تمام تمام کاملاً مساوی مساوی جلوتر پیش دستی کرد پیش دستی کرد ... با یکدیگر تشریک مساعی کردند ... تشریک مساعی کردند با یکدیگر متحد شدند ... متحد شدند کاملاً مخصوص مخصوص اولین و نخستین اولین یا نخستین در تاریخ اول اردیبهشت اول اردیبهشت در بسیاری موارد غالباً مورد مطالعه قرار داد خواند در تمام اوقات سال همیشه در اوقات اخیر اخیراً صدها عبارات دیگر از این قبیل یافت می شود که می توان به این فهرست اضافه کرد. ٤- پاراگراف بندی ضمن بحث درباره ساختار گزارش گفته شده هر گزارش باید دارای سه جزء باشد: مقدمه متن نتیجه پاراگراف بندی در گزارش وسیله و تکنیکی است که به خواننده گزارش یاری می دهد تا مقدمه، متن و نتیجه را از لحاظ ساختاری از یکدیگر تمیز دهد، علاوه بر این پاراگراف بندی دارای وظایف و قواعد مهم دیگری نیز هست که بعداً ذکر خواهد شد. پاراگراف واپسین پاره ساختمانی هر مقاله و گفتاری است که موضوعی و مطلبی در آن درج و پرورده می شود. درباره کلمه و جمله قبلاً سخن گفتیم، اکنون به شرح و توصیف پاراگراف و بیان ویژگی های آن می پردازیم. تعریف بند یا پاراگراف و نحوه استفاده از آن بند یا پاراگراف عبارت است از جمله یا مجموعه جمله هایی که فکر واحدی را بیان کند. هر نوشته به بند یا بندهایی (بخش هایی) تقسیم می شود. هر یک از این بندها ( بخش ها ) جمله یا مجموعه هایی است که بین آن ها ارتباط و همبستگی لفظی و معنایی بیشتری وجود دارد و روی هم مطلب یا مفهوم کامل و مستقلی را می سازد. به هر یک از آن بخش ها در یک گفتار، بند یا پاراگراف گویند. در هر بند تنها می توان یک.« ایده » را گنجانید تمام بندهای یک نوشته کامل زیر عنوان اصلی آن که در وسط صفحه و معمولاً در بالای آن با خطی درشت تر از متن نوشته شده است، قرار می گیرد. گاهی نوشته، عنوان های فرعی نیز دارد که در کنار یا وسط صفحه می آید. اهمیت پاراگراف گاهی پاراگرافی در بیست سطر یا بیشتر نوشته می شود و ناگزیریم همه را به ذهن بسپاریم در این صورت غالباً برخی از اجزای مهم را فراموش می کنیم و نتیجه آن که در فهم مقصود دچار اشتباه می شویم. از این رو لازم است هر یک از اجزای مهم پاراگراف را در سطرهای زیر هم آورده، با شماره یا خط تیره (- ) مشخص سازیم. بدیهی است همانطور که افکار یا محتوای بندهای هر نوشته- ضمن تمایز از یکدیگر- باید با هم پیوند نزدیک داشته باشند، اجزای اصلی هر پاراگراف نیز چنین است. هر چه بندهای یک نوشته زیادتر باشند، تنوع بیشتر؛ خستگی کمتر؛ و بهره گیری زیادتر می شود. اگر اجزای فرعی هر پاراگراف زیر هم قرار گیرد خواننده، بهتر می تواند مسیر فکر نویسنده را دنبال کند و پیام او را، روشن تر و سریعتر دریافت کند. بند، بهترین و طبیعی ترین وسیله برای نشان دادن طرح و ساخت گزارش است. چون فکرهای زاید و اضافی گزارش دهنده، در نظام پاراگراف ها انعکاس می یابد. آغاز هر بند به نسبت سایر سطرها باید یک سانت تو رفتگی داشته باشد و این خود موجب برجسته شدن هر بند و پیدا کردن شروع نوشته هر پاراگراف می شود. ارزش هر نوشته در این است که با یک نگاه بتوان عنوان های اصلی و فرعی آن را بازشناخت و فکر نویسنده را بدون هیچ ابهامی تا پایان دنبال کرد. تأثیر این تقسیم بندی از نظر کمک به خواننده، به مراتب بیش از تأثیر ظاهری آن است، برای مثال به متون کتاب های قدیمی نگاه کنید که در آن ها مطالب اصلی و فرعی یا مباحث مهم علمی- که هر یک شاخه های زیادی نیز دارد- پشت سر هم، تو در تو و بدون هیچ نشانه ای آمده و غالباً دارای حاشیه نویسی های مزاحم نیز هست. چقدر باید فکر نویسنده و خواننده خسته شود تا پیامی را درست دریابد. همانطور که یک سخنران ورزیده می تواند توجه شنوندگان را در تمام مدت سخنرانی جلب نماید، و با تصرفی که در روح آن ها می نماید، نگذارد لحظه ای به جای دیگر فکر کنند؛ یک نویسنده گزارش هم نباید بگذارد، توجه خواننده به جایی غیر از پیام و محتوای گزارش منحرف شود، و این امر امکان پذیر نیست، مگر آن که ازطرح تقسیم بندی موضوع و مطلب و سایر راهنماهای نگارش استفاده کند. طول بندهای پر بار که هر کدام، در یک یا دو صفحه می گنجد و کمترین تنوعی نیز در آن دیده نمی شود- هر چند روان و پخته هم نوشته شده باشد- چندان کمکی به خواننده نمی کند. هر خواننده تا حدود معینی می تواند فکر خود را روی یک مطلب یا موضوع تمرکز دهد و وقتی خسته شد حداقل آن است که نوشته را کنار می گذارد. بند به نوشته تنوع می بخشد و نمی گذارد در رشته افکار نویسنده، گسستگی به وجود آید، از این رو آن را بدین مفهوم نیز تعریف کرده اند: .« پاراگراف پرورش منسجم یا هماهنگ یک فکر واحد از یک نوشته است که با سایر بندهای آن نوشته پیوند ناگسستنی دارد » یکی از مطمئن ترین وسایلی که افکار نویسنده را به صورت روشن و متمایز به خواننده منتقل می سازد، پاراگراف است. بنابراین بهتر است هر گونه تردیدی که در مورد چگونگی استفاده از پاراگراف، ویژگی ها، فواید و ارتباط آن با طرح کلی گزارش داریم، قبل از آغاز نگارش از میان برداریم. و اگر مطلب گزارش خود را به پاراگراف های کوتاه و بلند تقسیم می کنیم، باید بدانیم که این کار ضرورت دارد، نه صرفاً تنوع یا تظاهر به رعایت قواعد نگارش باشد. باید به خاطر داشت که خواننده می تواند داوری کند و دریابد که آوردن پاراگراف های مختلف در یک نوشته و توجه به ارتباط منطقی آن ها، تا چه اندازه فهم را آسان می کند. اساساً شروع هر پاراگراف، خود فرصتی برای خواننده است تا تجدید قوا کرده، فکر تازه ای را در مغز خودش بپذیرد و دفع نکند. در مورد میزان کوتاهی و بلندی پاراگراف ها معیار مشخصی وجود ندارد، ولی نویسنده مجرب هنگام ارائه مطالب- خود آگاه یا ناخود آگاه- تشخیص خواهد داد که بر حسب سنگینی یا سادگی و اهمیت مطالب برای خواننده، چقدر زمان لازم است تا او مطالب را خوب دریابد، پس از این تشخیص است که نوشته را به اجزایی مناسب تقسیم می کند. هر پاراگراف سه وظیفه اصلی به عهده دارد: الف- جلب توجه خواننده به موضوع و فکر اصلی نوشته. ب- پرورش فکر اصلی نوشته به کمک بندها برای جلوگیری از انحراف فکر خواننده و قطع علاقه او. ج- اعلام نتیجه. برای این که این سه نکته خوب انجام شود، باید ابتدا موضوع را به اجزای فرعی تقسیم کرد، ممکن است هر جزء، چند پاراگراف داشته باشد. معمولاً در گزارش های توضیحی یا نوشته های تحلیلی و پژوهشی، مقدمه و احیاناً خلاصه نیز می آید. در پایان هر گزارش، حداقل یک پاراگراف را به پیشنهاد یا نتیجه اختصاص باید داد. به عنوان مثال، هر گاه موضوع اصلی تحقیق، دورنمای سوخت و انرژی باشد، اجزای فرعی آن عبارت است از: - مقدمه - انرژی هسته ای - انرژی آبی ( انرژی آبشارها- انرژی جذر و مد و انرژی امواج ) - انرژی باد - انرژی بیوگاز ( تهیه گاز از فضولات حیوانات و تهیه الکل از گیاهان ) - انرژی ژئوترمال ( نیروی حرارتی تحت الارضی ) - سوخت های فسیلی مانند نفت، گاز، ذغال سنگ و غیره ... - نتیجه با این تقسیم بندی، نویسنده خواهد توانست به روشنی، محتوای هر موضوع یا جزء فرعی را به ترتیب زیر هم نوشته، به خوانندگان امکان دهد تا پیام و فکر اصلی گزارش را که در موضوع و جمله های اولیه مقدمه یا متن آمده است، به سرعت دریابد. دوباره تأکید می کنیم که تقسیم بندی مطالب گزارش از اهمیت ویژه ای برخوردار است و فشار روانی را بر خواننده تعدیل خواهد کرد. پاراگرافها از نظر نوع ارتباط دارای حالات زیر هستند: الف) ممکن است پاراگراف ها از نظر نوع پیوندی که با هم دارند مرتب بوده، به دنبال هم آمده باشند و به عبارت دیگر رابطه علت و معلولی با هم داشته باشند، به این معنی که پاراگراف اول، موضوع یا علت پاراگراف دوم، و پاراگراف دوم؛ موضوع یا علت پاراگراف سوم، و همین روش تا پایان گزارش ادامه یافته باشد. چنین نوشته یا گزارشی که بر اساس روابط علت و معلولی ( ربط منطقی ) تنظیم شده باشد، فکر خواننده را بدون هیچ زحمتی از مقدمه به نتیجه هدایت می کند و هیچ درنگی صورت نمی گیرد، درست چون مسافری که ناگزیر است راه تهران، سمنان، دامغان، شاهرود، سبزوار و نیشابور را پشت سر بگذارد و به مقصد مشهد برسد.حال اگر این مسافر مسیرهای دیگری را برگزیند- در صورتی که می داند راه میان بری هم وجود ندارد- بدیهی است به درد سر خواهد افتاد. ب) ممکن است پاراگراف ها به صورت افکاری که با یکدیگر مغایرت دارند ارائه شوند و طبیعت گزارش چنین مغایرتی را ایجاب کند. مثال: به کارمندی دستور می دهندکه پس از عزیمت به اهواز و انجام موفقیت آمیز مصاحبه، از داوطلبان « اهواز استخدام آزمون کتبی نیز به عمل آورد اعلام دستور اخیر، سر و صدا ایجاد می کند و کارمند ناگزیر می شود، گزارشی از مأموریت خویش تهیه کند و برای سرپرست خود بفرستد. در این گزارش معمولاً نظام پاراگراف ها بدین ترتیب است: - یک پاراگراف به مقدمه و شرح آغاز مأموریت اختصاص می یابد. - در پاراگراف دوم، جریان مصاحبه نوشته می شود. - در پاراگراف سوم، از حساسیت داوطلبان استخدام در برابر اعلام آزمایش کتبی بحث می شود. - در پاراگراف چهارم، جمع بندی مطالب، اظهار نظر، پیشنهاد و یا توصیه کارمند مطرح می گردد. - در پاراگراف آخر، با توجه به همه جهات، از سرپرست تقاضا می شود نظر نهایی خود را اعلام نماید. پ) ممکن است پاراگراف ها مقایسه میان دو راه حل مسأله یا دو معیار را بر عهده داشته باشند. ت) ممکن است پاراگراف ها به وسیله عبارات یا جمله های ربطی به یکدیگر بپیوندند. فواید استفاده از بند یا پاراگراف ١. شکستن یکنواختی. ٢. کمک به درک تقسیم بندی موضوع. ٣. مشخص ساختن جزئی از کل موضوع. ٤. گذاشتن فاصله سفید برای بهتر دیدن. ٥. جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوعات فرعی. ٦. آسانی مراجعه به هر مطلب.
08:46 AM | ارادتمند | فصل چهارم | نظرات [0]